บทที่ 2 องค์กร การจัดการ การตัดสินใจ

องค์กร การจัดการ การตัดสินใจ

1. ให้นิยามความหมายของ “องค์กร” และเปรียบเทียบคำจำกัดความด้านเทคนิค กับคำจำกัดความด้านพฤติกรรมของคำว่า “องค์กร”

ตอบ       องค์การ  คือ  กลุ่มคนที่รวมตัวกันเพื่อดำเนินการในกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้  ในการรวมตัวจะต้องมีการจัดระเบียบการติดต่อ การแบ่งงานกันทำและต้องมีการประสานประโยชน์ของแต่ละบุคคลด้วย

เทคนิคขององค์กร (organization) หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง  มีวัตถุประสงค์เพื่อนำทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมเป็นปัจจัยนำเข้าสู่ขบวนการแปลงสภาพออกมาเป็นผลลัพธ์  จากความหมายนี้องค์กรจะมุ่งเน้นไปที่ส่วนประกอบ 3 ส่วนหลัก คือ  (1) เงินทุนและแรงงานเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งแวดล้อมและเป็นปัจจัยนำเข้าผ่านกระบวนการแปรรูป  (2) องค์กรและกระบวนการแปรรูป จะทำหน้าที่การแปลงปัจจัยนำเข้าออกมาเป็นผลิตภัณฑ์หรือบริการ (3) ผลิตภัณฑ์หรือบริการจะถูกบริโภคโดยองค์ประกอบอื่นของสิ่งแวดล้อมและจะย้อนกลับมาเป็นปัจจัยนำเข้าสู่กระบวนการต่อไป

พฤติกรรมองค์การเป็นการศึกษาพฤติกรรมของมนุษย์ในองค์การอย่างเป็นระบบ ทั้ง พฤติกรรมระดับบุคคล กลุ่ม และองค์การ  โดยใช้ความรู้ทางพฤติกรรมศาสตร์  ซึ่งความรู้ที่ได้สามารถนำไปใช้ในการเพิ่มผลผลิตและความพึงพอใจของบุคลากร อันนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิผลขององค์การในภาพรวม

2. อธิบายว่าเทคโนโลยีสารสนเทศ และองค์กรมีความสัมพันธ์กันอย่างไร และอธิบายว่าการนำระบบสารสนเทศมาใช้มีผลกระทบต่อองค์กรอย่างไรบ้าง

ตอบ       เทคโนโลยีสารสนเทศ และองค์กรมีความสัมพันธ์กัน คือ ปัจจุบันพัฒนาการและการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ในองค์การ ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทั้งโดยทางตรงและทางอ้อม ซึ่งก่อให้เกิดความท้าทายแก่ผู้บริหารในอนาคตให้นำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่ธุรกิจ โดยผู้บริหารต้องมีความรู้ ความเข้าใจ และวิสัยทัศน์ต่อแนวโน้มของเทคโนโลยี เพื่อให้สามารถตัดสินใจนำเทคโนโลยีมาใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเราสามารถจำแนกผลกระทบของเทคโนโลยีที่มีต่อการทำงานขององค์การออกเป็น 5 ลักษณะ ดังต่อไปนี้

1. การปรับปรุงรูปแบบการทำงานขององค์การ

2. การสนับสนุนการดำเนินงานเชิงกลยุทธ์ 

3. เครื่องมือในการทำงาน

4. การเพิ่มผลผลิตของงานโดยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล

5. เทคโนโลยีในการติดต่อสื่อสาร

การนำระบบสารสนเทศมาใช้มีผลกระทบต่อองค์กร คือ ความก้าวหน้าและพัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศส่งผลกระทบต่อการปฎิบัติงานแต่ละหน่วยงานมากขึ้น องค์การต่าง ๆ ในฐานะที่เป็นระบบย่อยภายในระบบสังคมมีความจำเป็นที่จะต้องปรับตัว เพื่อความอยู่รอดและการเจริญเติบโตในอนาคต    ดังจะเห็นได้จากตัวอย่างต่อไปนี้

หลายหน่วยงานได้ปรับโครงสร้างขององค์การจากโครงสร้างแบบลำดับขั้นเข้าสู่โครงสร้างระบบเครือข่าย พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยลดขั้นตอนการทำงาน ช่วยให้การตัดสินใจ และการประสานงานระหว่างหน่วยงานมีประสิทธิภาพ จึงไม่ต้องมีการตรวจสอบและควบคุมเป็นลำดับขั้น นอกจากบุคลากรรุ่นใหม่ยังมีความรู้และทักษะการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศสูงกว่าในอดีต    จึงพร้อมที่จะรับผิดชอบในการปฏิบัติงานของตนและกลุ่มมากขึ้น

องค์การขนาดใหญ่ปรับตัวเป็นกลุ่มองค์การขนาดย่อม เพื่อความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน การประสานงาน การแข่งขัน       และรองรับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

มีการสนับสนุนการปฏิบัติงานร่วมกันเป็นกลุ่ม โดยที่ผู้จัดการหรือหัวหน้างานจะเปลี่ยนหน้าที่จากผู้สั่งการมาเป็นผู้ฝึกสอน ผู้ประสานงาน และอำนวยความสะดวกในการทำงาน

ระบบการเข้าทำงานแบบยืดหยุ่นจะถูกนำมาใช้ แรงงานบางส่วนจะสามารถทำงานอยู่ที่บ้าน ขณะที่หลายฝ่ายสามารถเลือกเวลาเข้าทำงานและเลือกงานที่เหมาะสมได้เอง

นอกจากนี้กิจกรรมทางธุรกิจก็ต้องมีการเปลี่ยนแปลงตามการพลวัตรของสังคมที่ถูกผลักด้นด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ เช่น    กิจกรรมทางการเงินที่ต้องกระทำต่อเนื่องตลอดทั้งวันทั้งคืน การผลิตและการตลาดต้องปรับตัว เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่มีหลากหลายขึ้น ช่องทางการจัดจำหน่ายจะมีมากขึ้นกว่าในอดีต เป็นต้น ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่ผู้บริหารในหน่วยงานต่าง ๆ  จะต้องติดตามความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในหน่วยงานของตนต่อไป โดยมีข้อแนะนำในการเตรียมตัว       เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในหน่วยความงานของตนต่อไป โดยมีข้อแนะนำในการเตรียมตัวเพื่อก้าวสู่ยุคสารสนเทศอย่างมั่นคง ดังต่อไปนี้

1. ติดตามการเปลี่ยนแปลงทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีที่เกิดขึ้น ตลอดจนทำความเข้าใจบทบาทของเทคโนโลยีใหม่ที่จะมีผลกระทบต่อองค์การและในอนาคต

2. พิจารณาถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและกำลังเกิดขึ้นในแต่ละหน่วยงาน  โดยเฉพาะความต้องการทางด้านข้อมูลข่าวสาร เพื่อหาแนวโน้มความต้องการ จัดทำแผน และแนวทางการพัฒนาเทคโนโลยีขององค์การ

3. เตรียมความพร้อมด้านบุคลากรและงบประมาณ เพื่อรองรับต่อการนำเทคโนโลยีมาใช้  เนื่องจากการจัดการเทคโนโลยีไม่สามารถใช้เงินซื้อหามาเพียงอย่างเดียว แต่ต้องมีความเข้าใจในศักยภาพและความพร้อมของบุคลากรประกอบด้วย

เราจะเห็นว่าการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันต้องอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นพื้นฐาน โดยเทคโนโลยีสารสนเทศถูกใช้ให้เป็นประโยชน์แก่องค์การในหลายด้าน ตั้งแต่ การประมวลผลงานประจำวัน การตัดสินใจของผู้จัดการ ตลอดจนสนับสนุนการดำเนินกลยุทธ์ขององค์การ นอกจากนี้เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยส่งเสริมรูปแบบใหม่ในการสื่อสารข้อมูล และการเพิ่มผลผลิตขององค์การ

3. เหตุใดจึงเกิดการต่อต้านของคนในองค์กรต่อระบบสารสนเทศ และผู้บริหารต้องทำอย่างไรจึงจะออกแบบระบบ และนำระบบมาใช้ให้เกิดความสำเร็จ

ตอบ       การต่อต้านของคนในองค์กรต่อระบบสารสนเทศ คือ

1.ลดระดับขั้นตอนของการจัดการ  สารสนเทศช่วยให้การตัดสินใจ และประสานงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นทำให้ผู้บริหารระดับกลางได้และให้ผู้บริหารระดับล่างมีอำนาจการตัดสินใจมากขึ้น

2.มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้เกิดความยืดหยุ่นและตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของผู้บริโภคง่ายขึ้น มุ่งเน้นที่ความเร็วในการดำเนินงาน และมีระดับสินค้าคงคลังให้น้อยที่สุด สร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าได้โดยตรง

3.ลดขั้นตอนการดำเนินงาน  เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาใช้เพื่อช่วยให้มีกระบวนการทำงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และลดเวลาที่ต้องใช้ ทำให้การบริการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4.เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ ช่วยให้เกิดกระบวนการเปลี่ยนแปลงทางการบริหารจัดการ สามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของระบบต่าง ๆ ในองค์การได้ตลอดเวลา ช่วยในด้านการวางแผนการผลิต และการส่งเสริมการขายได้อย่างเหมาะสม ระบบช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถเชื่อมโยงและเก็บรวบรวมข้อมูลของสาขาต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว

5.กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่ ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้ มีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและคู่ค้าซึ่งเป็นกำหนดการดำเนินงานใหม่

4. อธิบายว่าแรงผลักดันในการแข่งขัน ของ Porter’s competitive forces model และระบบสารสนเทศมีบทบาทต่อกลยุทธ์การบริหารอย่างไร

ตอบ       แรงผลักดันในการแข่งขัน คือ 5 Forces Model เป็นโมเดลที่ใช้วิเคราะห์แรง 5 ประการของ Michael E. Porter ที่ช่วยวิเคราะห์สภาพแวดล้อมการแข่งขันในตลาดอุตสาหกรรมที่ส่งผลกับบริษัท ประกอบด้วยแรง 5 ประการ ดังนี้

แรงที่ 1 คือ อุปสรรคที่กีดขวางการเข้าสู่ตลาดแข่งขันของผู้แข่งขันหน้าใหม่ (Barriers to entry or Threat of new entrants) เช่น นโยบายของรัฐที่ทำให้บริษัทหน้าใหม่ไม่สามารถใช้เป็นความได้เปรียบในการเข้าสู่ตลาด  การเข้าถึงลูกค้าเสียเปรียบผู้แข่งขันเจ้าเก่าที่อยู่ในตลาดมาก่อน หรือบริษัทหน้าใหม่ต้องใช้เงินลงทุนสูงในการเข้ามาแข่งขันในตลาด การจงรักภักดีของลูกค้าต่อตรายี่ห้อสินค้าของผู้แข่งขันเจ้าเก่าเป็นอุปสรรคต่อบริษัทหน้าใหม่

แรงที่ 2 คือ อำนาจต่อรองของผู้ขาย (The bargaining power of suppliers) ถ้ามีผู้ขายน้อย อำนาจต่อรองของผู้ขายจะสูง ทำให้บริษัทต้องใช้เงินทุนสูงขึ้นในการซื้อสินค้าจากผู้ขาย 

แรงที่ 3 คือ อำนาจต่อรองของลูกค้า (The bargaining power of buyers) หากลูกค้าซื้อปริมาณมาก สามารถต่อรองราคาได้ จากความได้เปรียบนี้ลูกค้าสามารถเลือกผู้ขายเจ้าอื่นที่ให้ราคาสูงกว่าได้

แรงที่ 4 ภัยจากสินค้าหรือบริการทดแทน (Threat of substitute products or services) หากสินค้าหรือบริการที่บริษัทจัดทำขึ้นมา สามารถลอกเลียนแบบได้ง่าย จะส่งผลให้บริษัทขายสินค้าหรือบริการยากขึ้น

แรงที่ 5 ภัยจากคู่แข่งรายเดิมในตลาด (Rivalry among existing firms) การมีคู่แข่งในตลาดมาก จะทำให้ลดโอกาสในการขายสินค้าของบริษัท

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารหรือ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ( MIS ) หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลและการสร้างสารสนเทศขึ้นมาเพื่อช่วยในการตัดสินใจ การประสานงานและการควบคุม นอกจากนั้นยังช่วยผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ในการวิเคราะห์ปัญหา แก้ปัญหาและสร้างผลิตภัณฑ์หรือผลงานใหม่โดยใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ (Hardware ) และโปรแกรม ( Software ) รวมทั้งผู้ใช้ (Peopleware) เพื่อก่อให้เกิดความสำเร็จในการได้มาซึ่งสารสนเทศที่มีประโยชน์ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารเป็นระบบซึ่งรวมความสามารถของผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน  การจัดการและการตัดสินใจในองค์กร

เนื้อหาของการจัดการสารสนเทศครอบคลุมถึงเรื่องต่อไปนี้

1. ศาสตร์และศิลป์ในการจัดการและการตัดสินใจ

2. จิตวิทยาและพฤติกรรมการแสดงออกซึ่งจะเป็นตัวกำหนดถึงความสำเร็จหรือล้มเหลวของระบบสารสนเทศ

3. สภาพแวดล้อม ( Environment ) และการผลักดันทางเทคโนโลยีเพื่อก่อให้เกิดโอกาสในการใช้ข้อมูลเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

4. วิธีการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อก่อให้เกิดประโยชน์ในการช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ ( Decision Support System )

การจัดโครงสร้างของสารสนเทศ  หากจะแบ่งตามลำดับการนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้  เป็น 4 ระดับคือ

1.  ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผน นโยบาย กลยุทธ์ การตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ( Top Management )

2.  ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัติและการตัดสินใจในผู้บริหารระดับกลาง ( Middle Manangement )

3.  ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฏิบัติการและการควบคุม ในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่าง ( Bottom Management ) จะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน

4.  ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล ในขั้นตอนนี้พนักงานจะต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลและป้อนข้อมูลเข้าสู่กระบวนการประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศออกนำเสนอต่อผู้บริหาร

5. กลยุทธ์การแข่งขันขององค์กรมีกลยุทธ์อะไรบ้าง และระบบสารสนเทศมีส่วนสนับสนุนแต่ละกลยุทธ์อย่างไร

ตอบ       การกำหนดกลยุทธ์เพื่อสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน

1. กลยุทธ์การเป็นผู้นำด้านต้นทุน การพัฒนาหนทางที่จะกลายเป็นผู้ผลิตสินค้าและบริการราคาย่อมเยาในวงการ

2. กลยุทธ์การสร้างความแตกต่าง การพัฒนาหนทางที่จะสร้างสินค้าหรือบริการของตนให้มีความแตกต่างไปจากคู่แข่ง

3. กลยุทธ์นวัตกรรม การค้นหาหนทางใหม่ๆในการทำธุรกิจกิจ ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างมากต่อกระบวนการการผลิตและจัดจำหน่ายสินค้าหรือบริการ

4. กลยุทธ์การเจริญเติบโต คือ การขยายกำลังการผลิตสินค้าและบริการอย่างกว้างขวางขึ้น

5. กลยุทธ์การสร้างพันธมิตร คือ การสร้างความสัมพันธ์เชื่อมโยงกับพันธมิตรทางธุรกิจกับลูกค้า ผู้จัดหาสินค้า คู่แข่ง ที่ปรึกษา และบริษัทอื่นๆ ซึ่งอาจรวมถึงการรวมกิจการ การซื่อกิจการ การร่วมลงทุน

6. กลยุทธ์การปรับปรุงสินค้าหรือบริการเดิมให้ดียิ่งขึ้น เช่น กิจการผลิตรถยนต์อาจเสนอช่วงเวลารับประกันสินค้าที่ยาวนานกว่า หรือกิจการขายบ้านจัดสรรอาจเสนอข้อมูลเกี่ยวกับการผ่อนชำระค่างวดเมื่อซื้อบ้านจัดสรรกับธนาคาร

6.  ให้นิยามความหมายของ”การจัดการ” และหน้าที่ทางการจัดการแบ่งออกเป็นกี่หน้าที่ แต่ละหน้าที่สามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยสนับสนุนให้เกิดประโยชน์ได้อย่างไร

ตอบ       การจัดการ คือการทำให้กลุ่มบุคคลในองค์กรเข้ามาทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกันขององค์กร การจัดการประกอบด้วยการวางแผน การจัดการองค์กร การสรรบุคลากร การนำหรือการสั่งการ และการควบคุมองค์กรหรือความพยายามที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน การจัดการทรัพยากรประกอบด้วยการใช้งานและการจัดวางทรัพยากรบุคคล ทรัพยากรการเงิน ทรัพยากรเทคโนโลยี และทรัพยากรธรรมชาติ และยังช่วยการบริหารให้กับองค์กรต่างๆให้เจริญรุ่งเรือง

หน้าที่ทางการจัดการ (Management Function) เฮนรี่ ฟาโย บางคนอ่าน อองรี ฟาโย (Henri Fayol) ได้อธิบายถึงกระบวนการจัดการงานว่า ประกอบด้วยหน้าที่ (functions) ทางการจัดการ 5 ประการ คือ (P-O-C-C-C)

1. การวางแผน (Planning) หมายถึง ภาระหน้าที่ของผู้บริหารที่จะต้องทำการคาดการณ์ล่วงหน้าถึงเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่จะมีผลกระทบต่อธุรกิจ และกำหนดขึ้นเป็นแผนการปฏิบัติงานหรือวิถีทางที่จะปฏิบัติเอาไว้ เพื่อสำหรับเป็นแนวทางของการทำงานในอนาคตและเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้สามารถเก็บข้อมูลไว้เป็นหมวดหมู่ได้ดีและสามารถนำออกมาใช้ได้อย่างง่าย

2. การจัดองค์การ (Organizing) หมายถึง ภาระหน้าที่ที่ผู้บริหารจำต้องจัดให้มีโครงสร้างของงานต่าง ๆ และอำนาจหน้าที่ ทั้งนี้เพื่อให้เครื่องจักร สิ่งของและตัวคน อยู่ในส่วนประกอบที่เหมาะสม ในอันที่จะช่วยให้งานขององค์การบรรลุผลสำเร็จได้และเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้สามารถจะการระบบต่างๆได้ง่ายขึ้น

3. การบังคับบัญชาสั่งการ (Commanding) หมายถึง หน้าที่ในการสั่งงานต่าง ๆ ของผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งกระทำให้สำเร็จผลด้วยดี โดยที่ผู้บริหารจะต้องกระทำตนเป็นตัวอย่างที่ดี จะต้องเข้าใจคนงานของตนและเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้สามารถสั่งการได้โดยผ่านเทคโนโลยีสารสนเทศได้ง่ายและสะดวกขึ้น

4. การประสานงาน (Coordinating) หมายถึง ภาระหน้าที่ที่จะต้องเชื่อมโยงงานของทุกคนให้เข้ากันได้ และกำกับให้ไปสู่จุดมุ่งหมายเดียวกันและเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้สามารถประสานงานได้สะดวกขึ้นเพราะเทคโนโลยีสารสนเทศเชื่อมต่อกันทั่วโลก

5. การควบคุม (Controlling) หมายถึง ภาระหน้าที่ในการที่จะต้องกำกับให้สามารถประกันได้ว่ากิจกรรมต่าง ๆ ที่ทำไปนั้นสามารถเข้ากันได้กับแผนที่ได้วางไว้แล้ว

7.ผู้บริหารแบ่งออกเป็นกี่ระดับ อะไรบ้าง ผู้บริหารแต่ละระดับมีบทบาทและหน้าที่ที่สำคัญอย่างไร และสรุปความสำคัญและลักษณะของสารสนเทศที่ต้องการของผู้บริหารแต่ละระดับ

ระดับและหน้าที่ของผู้บริหาร  โดยทั่วไปแบ่งออกเป็น  3  ระดับ ดังนี้

1. ผู้บริหารระดับสูง (Top  Manager)

เป็นผู้บริหารที่อยู่ในตำแหน่งบริหารสูงสุดขององค์การ ได้แก่ ประธาน รองประธาน หัวหน้า สำนักงานบริหาร กรรมการผู้จัดการใหญ่ กรรมการอำนวยการ ผู้จัดการอาวุโส

-หน้าที่ผู้บริหารระดับสูง มีหน้าที่บริหารงานโดยตลอดทั้งองค์การใช้เงลาส่วนใหญืไปในการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์การ กำหนดกลยุทธ์ กำหนดนโยบาย และวางแผนระยะยาว รวมถึงการตัดสินใจแก้ไขปัญหาต่างๆที่มีความสำคัญ เช่น การผลิตสินค้าใหม่ การลดหรือเพิ่มราคาสินค้า การดำเนินงานในต่างประเทศ ผู้บริหารระดับสูงจะต้องให้ความสนใจสภาพแวดล้อมภายนอกองค์การมากกว่าสภาพสิ่งแวดล้อมภายในองค์การ

2. ผู้บริหารระดับกลาง  (Middle  Manager)

เป็นผู้บริหารที่อยู่ระหว่างผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารระดับต้น ได้แก่ ผู้จัดการโรงงาน ผู้จัดการฝ่ายต่างๆ หรือหัวหน้างานต่างๆ

-หน้าที่ผู้บริหารระดับกลาง

มีหน้าที่รับนโยบายจากผูบริหารระดับสูงไปปฏิบัติรับผิดชอบในฝ่ายของตนเอง วางแผนและจัดระเบียบวิธีปฏิบัติงานเฉพาะอย่างเพื่อให้งานในความรับผิดชอบประสบความสำเร็จตามนโยบายของผู้บริหารระดับสูง

3. ผู้บริหารระดับต้น  (First – Level Manager)

เป็นผู้บริหารที่อยู่ส่วนล่สงขององค์การและทำงานเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้ปฏิบัตงาน ได้แก่ ผู้ควบคุม หัวหน้างาน หัวหน้าแผนก

- หน้าที่ผู้บริหารระดับต้น

มีหน้าที่กำกับดูแลและสั่งการโดยตรงต่อพนักงาน ผู้ปฏิบัติงานตัดสินใจในระยะสั้นวันต่อวันหรือสัปดาห์ต่อสัปดาห์ ต้องรับรายงานโดยตรงจากพนักงานและเสนอรายงานต่อผู้บริหารระดับกลางและสูงต่อไป

ระดับผู้บริหาร
ประการตัดสินใจ	ระดับผู้ปฏิบัติการ	ระดับชำนาญการ	ระดับควบคุมการบริหาร	ระดับกลยุทธ์
มีโครงสร้าง	TPS
กึ่งโครงสร้าง		OIS	MIS
			DSS
ไม่มีโครงสร้าง		KW		ESS

8. อธิบายความต้องการสารสนเทศต่อแต่ละบทบาทของผู้บริหาร พร้อมทั้งระบบสารสนเทศใดที่สนับสนุนแต่ละบทบาทของผู้บริหาร

ตอบ        บทบาทของผู้บริหาร แบ่งออกเป็น 3 แบบ ได้แก่

1. บทบาทระหว่างบุคคล (Interpersonal roles) ได้แก่ บทบาทจากหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ ได้แก่

-หัวหน้า (Figurehead) มีบทบาทในการบังคับบุคคลเพื่อให้ทำหน้าที่ที่รับผิดชอบ

-ผู้นำ (Leader) มีบทบาทในการกระตุ้น/เร้าผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาในด้านการทำงาน หรือด้านอื่นๆ           

-ผู้ติดต่อ (Liaison) มีบทบาทในการติดต่อกับองค์กรหรือหน่วยงานภายนอก เพื่อให้ได้ข้อมูลและบริการด้านการค้า

2. บทบาทด้านสารสนเทศ (Informational roles) ได้แก่

-ผู้ตรวจสอบ (Monitor) มีบทบาทในการค้นหาและรับข้อมูลมาใช้ เพื่อให้เกิดความเข้าใจองค์กรและสภาพแวดล้อมภายนอก

-ผู้เผยแพร่ (Disseminator) มีบทบาทในการส่งข้อมูลที่ได้รับจากภายนอก หรือจากหน่วยงานย่อย

ให้กับสมาชิกขององค์กร

-โฆษก (Spokesman) มีบทบาทในการส่งข้อมูลไปยังภายนอก ตามแผนหรือนโยบายขององค์กร

3. บทบาทด้านการตัดสินใจ (Decisional roles) ได้แก่

-ผู้จัดการ (Entrepreneur) มีบทบาทในการค้นหาการจัดการและสภาพแวดล้อมที่เป็นโอกาส และริเริ่มหรือแนะนำในด้านการควบคุมภายในองค์กร

-ผู้จัดการสิ่งรบกวน (Disturbance Handler) มีบทบาทในการปรับการทำงานให้ไปในทางที่ถูกเมื่อองค์การเผชิญกับสิ่งรบกวนที่ไม่คาดคิดมาก่อน

-ผู้จัดสรรทรัพยากร (Resource Allocator) มีบทบาทในการจัดสรรทรัพยากร ให้แก่หน่วยงานต่างๆ ตามแผนกลยุทธ์ที่วางไว้

-ผู้เจรจา (Negotiator) มีบทบาทในการเป็นตัวแทนองค์กรในการติดต่อเจรจากับองค์กรอื่นๆ

9. ให้นิยามความหมายของ”การตัดสินใจ”และระดับของการตัดสินใจแบ่งเป็นกี่ระดับอะไรบ้าง

ตอบ        การตัดสินใจ คือ ขบวนการในการเลือก ทางเลือกในการปฏิบัติ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซึ่งในปัจจุบันทุกองค์กรต่างก็ต้องทำการตัดสินใจทั้งสิ้น โดยในการดำเนินงานภายในองค์กรต่างก็ต้องเผชิญปัญหาต่างๆ มากมาย ในการแก้ปัญหาเหล่านั้นต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ และตัวแปรต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งในการแก้ปัญหานั้นอาจมีวิธีที่เป็นไปได้หลายทาง จึงจำเป็นต้องทำการตัดสินใจเลือกทางเลือกในการแก้ปัญหาที่เหมาะสม หรือเพื่อให้เป็น ไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ได้วางไว้มากที่สุด

         จากที่กล่าวมาข้างต้น จะเห็นได้ว่าการตัดสินใจนั้นเป็นขบวนการหนึ่งในการแก้ปัญหา โดยขบวนการในการ แก้ปัญหานั้นประกอบด้วย

การกำหนดปัญหา (Intelligent Phase) เป็นขั้นตอนในการกำหนดหรือนิยามปัญหาที่เกิดขึ้น

การออกแบบ (Design Phase) เป็นขั้นตอนในการสร้างตัวแบบเพื่อแทนตัวระบบจริง ตั้งสมมติฐานและเขียนความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรทั้งหมด กำหนดเงื่อนไขแบบต่างๆ และทำการพัฒนาทางเลือกต่างๆ ขึ้น

การเลือก (Choice Phase) เป็นขั้นตอนในการเลือกชุดของทางเลือกที่จะนำมาใช้ในการแก้ปัญหา และ ทำการทดลองกับทางเลือกนั้นก่อน และเลือกทางที่สมเหตุสมผลที่สุ

การนำไปปฏิบัติ (Implementation Phase) เป็นขั้นตอนในการนำทางเลือกที่เลือกไว้มาปฏิบัติจริงเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น

การตรวจสอบ (Monitoring Phase) เป็นขั้นตอนที่ผู้ตัดสินใจทำการประเมินผลของทางเลือกที่นำมาใช้ในการแก้ปัญหา

10. รูปแบบการตัดสินใจของผู้บริหารมีอะไรบ้าง แต่ละรูปแบบแตกต่างกันอย่างไร พร้อมยกตัวอย่างประกอบ

ตอบ        รูปแบบการตัดสินใจของผู้บริหาร แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ

1. การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (Structured Decisions) เป็นปัญหาที่ทราบดีและเกิดซ้ำ ๆ มักเป็นงานประจำวัน เช่นการตัดสินใจในการลงทุน

2. การตัดสินในแบบไม่มีโครงสร้าง (Unstructured Decisions) เป็นปัญหาที่ไม่อาจหาคำตอบได้แน่นอน ต้องอาศัยประสบการณ์ ความชำนาญ ความรู้ ในการตัดสินใจ เช่น ปัญหาพนักงานประท้วง เป็นต้น

11. อธิบายกระบวนการตัดสินใจของ Simon ประกอบด้วยขั้นตอนอะไรบ้าง

ตอบ        หลักการและแนวคิด    :   การตัดสินใจ (Decision – making) เป็นสิ่งสำคัญของการบริหาร โดยเห็นว่า “ความสำเร็จของการบริหารขึ้นอยู่กับการตัดสินใจที่ดี” และการตัดสินใจที่ดีย่อมนำไปสู่ความสำเร็จขององค์การ หากการตัดสินใจผิดพลาดจะทำให้การบริหารงาน ภายในองค์การนั้นล้มเหลวได้ในที่สุด

            ในระยะแรก การตัดสินใจตามหลักของ Simon จะเป็นการตัดสินใจโดยพยายามแยก “ค่านิยม” ออกจาก “ข้อเท็จจริง” คือเห็นว่า ค่านิยมเป็นเรื่องของสิ่งที่ดีกว่าหรือชอบมากกว่า แต่ข้อเท็จจริงเป็นเรื่องที่ยืนยันทดสอบได้  ดังนั้นการตัดสินใจควรจะแยก 2 สิ่งนี้  ออกจากกันให้มากที่สุด เพื่อทำให้การตัดสินใจถูกต้องมากขึ้น

              ต่อมาในปี 1957 Simon ได้เปลี่ยนแปลงแนวความคิดเรื่องพฤติกรรมการตัดสินใจที่อาศัยหลักเหตุผล  อันเป็นกระบวนการตัดสินใจที่จะต้องมีความขัดแย้งเกี่ยวกับเป้าหมาย กล่าวคือ มีการจัดลำดับความสำคัญ การเสนอทางเลือกที่เป็นไปได้  การเปรีบเทียบทางเลือก และผลของทางเลือกที่กำหนดขึ้น  และตัดสินใจเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด     Simon  เห็นว่าในความเป็นจริงแล้ว         ในระบบบริหารนั้นมีข้อจำกัดหลายประการที่จะทำให้การตัดสินใจเลือกได้หลายๆทาง โดยปกติมักสนใจแต่ข้อมูลเพียงบางด้านเท่านั้น อีกทั้งยังอาจมีข้อจำกัดด้านความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ ตลอดจนงบประมาณที่จะศึกษาเปรียบเทียบทางเลือกได้ทั้งหมด นอกเหนือจากนี้ข้อมูลที่สำคัญบางครั้งก็หายากหรือหาไม่ได้เลย โดยเฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ในอนาคต ดังนั้น ทุกคนจึงตัดสินใจโดยใช้หลักเหตุผลเพียงส่วนหนึ่ง (Boumded Rationality) และใช้ความพึงพอใจ (Sastisfacting) อีกส่วนหนึ่ง  การตัดสินใจจึงไม่ใช่เรื่องของการให้ผลได้มากที่สุด (Maximizing) เรียกว่า “การตัดสินใจ โดยยึดหลักเหตุผลแต่เพียงบางส่วน”

 (Boumded Rationality) อันเป็นแนวความคิดที่อยู่ระหว่างการใช้เหตุผล และ การไม่ใช้เหตุผล โดยนักบริหารจะต้องตัดสินใจเลือกทางเลือกที่เขาพึงพอใจ (Good) หรือดีพอสมควร (Good Enough) เพราะว่าเขาไม่มีความสามารถที่จะเลือกทางเลือกที่ให้เหตุผลมากที่สุด

              จาก The Proverbs of Administration : Herbert Simon  เขียนไว้ว่า หน้าที่ของผู้บริหาร 7 ประการ ที่สำคัญสุดมีเพียงหน้าที่เดียวคือ การตัดสินใจให้ดีและถูกและนำไปสู่การประสานและร่วมมือได้ ทั้งนี้การตัดสินใจจะดีหรือไม่ ถูกต้องหรือไม่ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจภายใต้หลักการ อย่าตัดสินใจภายใต้ความรู้สึกของตัวเอง ความเป็นจริง หลีกหนีการตัดสินใจของผู้บริหารภายใต้ค่านิยมไม่ได้ แต่ขอให้มีน้อยที่สุด อย่าให้ครอบงำการตัดสินใจ จนกระทั่งขาดซึ่งการพิจารณาหลักการ

              การตัดสินใจควรยึดหลักเหตุผล ซึ่งเป็นวิธีที่ดีที่สุด โดยให้ความสำคัญของการตัดสินใจว่าเป็น องค์ประกอบสำคัญยิ่งในการศึกษาเกี่ยวกับองค์การจึงเสนอให้ใช้แนวคิดของการใช้เหตุผลที่จำกัด (Limited or bounded rationality)ซึ่งเป็นการตัดสินใจที่ไม่อาจจะให้ผลที่ดีที่สุด แต่ทำให้เกิดความพึงพอใจสูงสุดและมีความเป็นไปได้

12.อธิบายระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแต่ละชนิด สนับสนุนประเภทการตัดสินใจ และการตัดสินใจของผู้บริหารแต่ละระดับ อย่างไร

ตอบ        ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS : Management Information System (เมเนทเม้นต์ อินฟอเมชัน ซิสเต็มส์)

     ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหาร เพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดย MIS (เอ็มเอสไอ) จะประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ คือ

     1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายใน และภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ

     2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงาน และการบริหารงMIS คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายใน และภายนอกองค์การมาไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อทำการประมวลผลและจัดรูปแบบข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสม เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมสำหรับผู้ใช้ การทำงานต่าง ๆ สามารถแบ่งออกเป็น 4 ระบบย่อย ดังต่อไปนี้

      1. ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ TPS : Transaction Processing System (ทรานเซคชัน โปรเซสชิง ซิสเต็ม)

             TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบ และพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์การ โดยใช้เครื่องมือทางอีเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะ             คอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การเป็นไปอย่างเรียบร้อยเป็นระบบ

     2. ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ MRS : Management Report System (เมเนทเม้นต์ รีพอร์ต ซิสเต็ม)

             MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบ และพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงาน หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้อง          กับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร

     3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ DSS : Decision Supporting System (ดิคิสซัน ซัพพอร์ตติง ซิสเต็ม)

             DSS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น

     4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน OIS : Office Information System (ออฟฟิส อินฟอเมชัน ซิสเต็ม)

             OIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ โดย OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและ          เทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุดานของผู้บริหาร