บทที่ 1 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS

บทที่ 1 ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS : Management Information System (เมเนทเม้นต์ อินฟอเมชัน ซิสเต็มส์)

ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน  ภายนอก ในอดีตและปัจจุบัน รวมทั้งสิ่งที่คาดว่าจะเป็นในอนาคตขององค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและเพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่างถูกต้องและ เพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดย MIS (เอ็มเอสไอ) จะประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ คือ

1.สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายใน และภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ

2.สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงาน และการบริหารงานของผู้บริหาร

คุณสมบัติของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

1. ความสามารถในการจัดการข้อมูล Data Manipulation(ดาต้า มาลิพลูเลชัน)

ระบบสารสนเทศที่ดีต้องสามารถปรับปรุงแก้ไขและจัดการข้อมูล เพื่อให้เป็นสารสนเทศที่พร้อมสำหรับนำไปใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ปกติข้อมูลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับ การดำเนินธุรกิจจะมีการเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา ข้อมูลที่ถูกป้อนเข้าสู่ MIS ควรที่จะได้รับการปรับปรุงแก้ไขและพัฒนารูปแบบ เพื่อให้ความทันสมัยและเหมาะสมกับการ ใช้งานอยู่เสมอ

2. ความปลอดภัยของข้อมูล Data Security (ดาต้า ชิคิวลิตี้)

ระบบสารสนเทศเป็นทรัพยากรที่สำคัญอีกอย่างขององค์การ ถ้าสารสนเทศรั่วไหลออกไปสู่ บุคคลภายนอก โดยเฉพาะคู่แข่งขัน อาจทำให้เกิดความเสียโอกาสทางการ แข่งขัน

3. ความยืดหยุ่น Flexibility(แฟกอิบิลิตี้)

สภาพแวดล้อมในการดำเนินธุรกิจหรือสถานการณ์การแข่งขันทางการค้าที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้ระบบสารสนเทศที่ดีต้องมีความสามารถในการปรับตัว เพื่อให้สอดคล้องกับการใช้งานหรือปัญหาที่เกิดขึ้น

4. ความพอใจของผู้ใช้ User Satisfaction(ยูเซอ ชาดิเฟกชัน)

การพัฒนาระบบต้องทำการพัฒนาให้ตรงกับความต้องการ และพยายามทำให้ผู้ใช้พอใจกับระบบ เมื่อผู้ใช้เกิดความไม่พอใจกับระบบทำให้ความสำคัญของระบบลดน้อย ลงไป อาจจะทำให้ไม่คุ้มค่ากับการลงทุนได้ 

เหตุที่ผู้บริหารควรศึกษาเรื่องของระบบสารสนเทศ

สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ ผู้บริหารทั้งสามระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลาง และผู้บริหารระดับสูง โดยระบบเอ็มไอเอสจะให้รายงาน ที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท จุดประสงค์ ของรายงานจะเน้นให้ผู้บริหารสามารถมองเห็นแนวโน้ม และภาพรวม ขององค์กรในปัจจุบัน รวมทั้งามารถควบคุมและตรวจสอบงานของระดับปฏิบัติการด้วย อย่างไรก็ดี ขอบเขตของรายงาน จะขึ้นอยู่กับ ลักษณะของสารสนเทศ และจุดประสงค์การใช้งาน โดยอาจมีรายงานที่ออกทุกคาบระยะเวลา (เช่น งบกำไรขาดทุนหรืองบดุล) รายงานตามความต้องการ หรือรายงานตามสภาวะการณ์หรือเหตุผิดปกติประโยชน์ที่ผู้บริหารจะได้รับจากระบบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

ประโยชน์ที่ผู้บริหารได้รับ

1. เพื่อใช้ในการตรวจสอบประเมินผลการดำเนินงาน

2. เพื่อใช้สามารถเข้าถึงสารสนเทศที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและทันต่อเหตุการณ์

3. เพื่อใช้ในการศึกษา และวิเคราะห์สาเหตุของปัญหาผู้บริหารสามารถใช้ระบบสารสนเทศประกอบการศึกษา และการค้นหาสาเหตุ หรือข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นในการดำเนินงาน

4. เพื่อใช้สามารถวิเคราะห์ปัญหาหรืออุปสรรคที่เกิดขึ้น เพื่อหาวิธีควบคุม ปรับปรุง และแก้ไขปัญหา

5. เพื่อลดค่าใช้จ่าย ระบบสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพ ช่วยให้ธุรกิจลดเวลา แรงงาน และค่าใช้จ่ายในการทำงานลง

ส่วนประกอบของระบบสารสนเทศแบ่งเป็น 3 ส่วน

1. ฮาร์ดแวร์

mouse_white.gifฮาร์ดแวร์เป็นองค์ประกอบสำคัญของระบบสารสนเทศ หมายถึง เครื่องคอมพิวเตอร์อุปกรณ์รอบข้าง รวมทั้งอุปกรณ์สื่อสารสำหรับเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์เข้าเป็นเครือข่าย เช่น เครื่องพิมพ์ เครื่องกราดตรวจเมื่อพิจารณาเครื่องคอมพิวเตอร์ สามารถแบ่งเป็น  3 หน่วย คือ

-หน่วยรับข้อมูล (input unit) ได้แก่ แผงแป้นอักขระ เมาส์

-หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU)

-หน่วยแสดงผล (output unit) ได้แก่ จอภาพ เครื่องพิมพ์

2. ซอฟต์แวร์

ซอฟต์แวร์หรือโปรแกรมคอมพิวเตอร์เป็นองค์ประกอบที่สำคัญประการที่สอง ซึ่งก็คือลำดับขั้นตอนของคำสั่งที่จะสั่งงานให้ฮาร์ดแวร์ทำงาน เพื่อประมวลผลข้อมูลให้ได้ผลลัพธ์ตามความต้องการของการใช้งาน ในปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ระบบปฏิบัติงาน ซอฟต์แวร์ควบคุมระบบงาน ซอฟต์แวร์สำเร็จ และซอฟต์แวร์ประยุกต์สำหรับงานต่างๆ ลักษณะการใช้งานของซอฟต์แวร์ก่อนหน้านี้      ผู้ใช้จะต้องติดต่อใช้งานโดยใช้ข้อความเป็นหลัก แต่ในปัจจุบันซอฟต์แวร์มีลักษณะการใช้งานที่ง่ายขึ้น โดยมีรูปแบบการติดต่อที่สื่อความหมายให้เข้าใจง่าย เช่น มีส่วนประสานกราฟิกกับผู้ใช้ที่เรียกว่า กุย (Graphical User Interface : GUI) ส่วนซอฟต์แวร์สำเร็จที่มีใช้ในท้องตลาดทำให้การใช้งานคอมพิวเตอร์ในระดับบุคคลเป็นไปอย่างกว้างขวาง และเริ่มมีลักษณะส่งเสริมการทำงานของกลุ่มมากขึ้น ส่วนงานในระดับองค์กรส่วนใหญ่มักจะมีการพัฒนาระบบตามความต้องการโดยการว่าจ้าง หรือโดยนักคอมพิวเตอร์ที่อยู่ในฝ่ายคอมพิวเตอร์ขององค์กร เป็นต้น

 ซอฟต์แวร์ คือ  ชุดคำสั่งที่สั่งงานคอมพิวเตอร์ แบ่งออกได้หลายประเภท เช่น

-ซอฟต์แวร์ระบบ  คือ ซอฟต์แวร์ที่ใช้จัดการกับระบบคอมพิวเตอร์ และอุปกรณ์ต่างๆ ที่มีอยู่ในระบบ  เช่น ระบบปฏิบัติการวินโดว์ส ระบบปฏิบัติการดอส ระบบปฏิบัติการยูนิกซ์

-ซอฟต์แวร์ประยุกต์  คือ ซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นเพื่อใช้งานด้านต่างๆ ตามความต้องการของผู้ใช้ เช่น     ซอฟต์แวร์กราฟิก     ซอฟต์แวร์ประมวลคำ    ซอฟต์แวร์ตารางทำงาน      ซอฟต์แวร์นำเสนอข้อมูล 

3. ข้อมูล

ข้อมูล เป็นองค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของระบบสารสนเทศ อาจจะเป็นตัวชี้ความสำเร็จหรือความล้มเหลวของระบบได้ เนื่องจากจะต้องมีการเก็บข้อมูลจากแหล่งกำเนิด ข้อมูลจะต้องมีความถูกต้อง มีการกลั่นกรองและตรวจสอบแล้วเท่านั้นจึงจะมีประโยชน์ ข้อมูลจำเป็นจะต้องมีมาตรฐาน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อใช้งานในระดับกลุ่มหรือระดับองค์กร ข้อมูลต้องมีโครงสร้างในการจัดเก็บที่เป็นระบบระเบียบเพื่อการสืบค้นที่รวดเร็วมีประสิทธิภาพ

4. บุคลากร

บุคลากรในระดับผู้ใช้ ผู้บริหาร ผู้พัฒนาระบบ นักวิเคราะห์ระบบ และนักเขียนโปรแกรม เป็นองค์ประกอบสำคัญในความสำเร็จของระบบสารสนเทศ บุคลากรมีความรู้ความสามารถทางคอมพิวเตอร์มากเท่าใดโอกาสที่จะใช้งานระบบสารสนเทศและระบบคอมพิวเตอร์ได้เต็มศักยภาพและคุ้มค่ายิ่งมากขึ้นเท่านั้น โดยเฉพาะระบบสารสนเทศในระดับบุคคลซึ่งเครื่องคอมพิวเตอร์มีขีดความสามารถมากขึ้น ทำให้ผู้ใช้มีโอกาสพัฒนาความสามารถของตนเองและพัฒนาระบบงานได้เองตามความต้องการ สำหรับระบบสารสนเทศในระดับกลุ่มและองค์กรที่มีความซับซ้อนจะต้องใช้บุคลากรในสาขาคอมพิวเตอร์โดยตรงมาพัฒนาและดูแลระบบงาน

5. ขั้นตอนการปฏิบัติงาน

ขั้นตอนการปฏิบัติงานที่ชัดเจนของผู้ใช้หรือของบุคลากรที่เกี่ยวข้องก็เป็นเรื่องสำคัญอีกประการหนึ่ง เมื่อได้พัฒนาระบบงานแล้วจำเป็นต้องปฏิบัติงานตามลำดับขั้นตอนในขณะที่ใช้งานก็จำเป็นต้องคำนึงถึงลำดับขั้นตอนการปฏิบัติของคนและความสัมพันธ์กับเครื่อง ทั้งในกรณีปกติและกรณีฉุกเฉิน เช่น ขั้นตอนการบันทึกข้อมูล ขั้นตอนการประมวลผล ขั้นตอนปฏิบัติเมื่อเครื่องชำรุดหรือข้อมูลสูญหาย และขั้นตอนการทำสำเนาข้อมูลสำรองเพื่อความปลอดภัย เป็นต้น สิ่งเหล่านี้จะต้องมีการซักซ้อม มีการเตรียมการ และการทำเอกสารคู่มือการใช้งานที่ชัดเจน 

มุมมองของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ dimensions of information systems ประกอบด้วย

Organization Dimension

1. โครงสร้างองค์การและสายการบังคับบัญชา

2. การแบ่งหน้าที่ความรับผิดชอบ

3. กระบวนการธุรกิจ(business process)

4. วัฒนธรรมองค์การ

5. การเมืองในองค์การ

Management Dimension

1. กำหนดกลยุทธ์ธุรกิจให้เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมและความท้าทายในการดำเนินธุรกิจ

2. สร้างสินค้าหรือบริการใหม่ๆ  ออกแบบองค์การใหม่

Technology Dimension

1. Computer hardware and software

2. Data management technology

3. Networking and telecommunications technology

-Networks, the Internet, intranets and extranets, World Wide Web

4. IT infrastructure: provides platform that system is built on

        ที่กล่าวว่า”การศึกษาเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีเนื้อหาที่กว้างกว่าการศึกษาวิชาคอมพิวเตอร์โดยตรง โดยมีเนื้อหาครอบคลุมถึงแนวทางทางเทคนิค(Technical Approach)และแนวทางทางพฤติกรรมศาสตร์(Behavioral Approach)”เห็นด้วย เพราะการศึกษาเกี่ยวกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการไม่ได้เน้นแค่เรื่องเทคนิค  หรือพฤติกรรมอย่างเดียว  ต้องผสมผสานกันให้สมดุล  ติดตั้งหรือใช้เทคโนโลยีแล้ว  คนมีความสุข  ใช้เทคโนโลยีอย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบสารสนเทศสามารถจำแนกได้ตามลักษณะการดำเนินงานได้ดังนี้

          1. ระบบสารสนเทศแบบประมวลรายการ(TPS:Transaction Processing Systems ) เป็นระบบสารสนเทศที่เกี่ยวกับการบันทึกและประมวลข้อมูลที่เกิดจาก ธุรกรรมหรือการปฏิบัติงานประจำหรืองานขั้นพื้นฐานขององค์การ เช่น การซื้อขายสินค้า การบันทึกจำนวนวัสดุคงคลัง เมื่อใดก็ตามที่มีการทำธุรกรรมหรือปฏิบัติงานในลักษณะดังกล่าวข้อมูลที่เกี่ยวข้องจะเกิดขึ้นทันที เช่น ทุกครั้งที่มีการขายสินค้า ข้อมูลที่เกิดขึ้นก็คือ ชื่อลูกค้า ประเภทของลูกค้า จำนวนและราคาของสินค้าที่ขายไป รวมทั้งวิธีการชำระเงินของลูกค้า

          2. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS:Management Information System) คือระบบที่ให้สารสนเทศ ที่ผู้บริหารต้องการ เพื่อให้สามารทำงาน ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยจะรวมทั้งสารสนเทศภายในและภายนอกสารสนเทศที่เกี่ยวพันกับองค์กรทั้งในอดีตและปัจจุบัน นอกจากนี้ระบบนี้จะต้องให้สารสนเทศในช่วงเวลาที่เป็นประโยชน์ เพื่อให้ผู้บริหารสามารถตัดสินใจในการวางแผนการควบคุม และการปฏิบัติการขององค์กรได้อย่าง ถูกต้อง แม้ว่าผู้บริหารที่จะได้รับประโยชน์จากระบบนี้สูงสุดคือผู้บริหารระดับกลาง แต่โดยพื้นฐานของระบบนี้แล้วจะเป็นระบบที่สามารถสนับสนุนข้อมูลให้ผู้บริหารทั้งสาม ระดับ คือทั้งผู้บริหารระดับต้น ผู้บริหารระดับกลางและผู้บริหารระดับสูง โดยระบบนี้จะให้รายงานที่สรุปสารสนเทศซึ่งรวบรวมจากฐานข้อมูลทั้งหมดของบริษัท

          3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ(DSS:Decision Support System)เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นจากระบบ MIS อีกระดับหนึ่ง เนื่องจาก ถึงแม้ว่าผู้ที่มีหน้าที่ในการตัดสินใจจะสามารถใช้ประสบการณ์หรือใช้ข้อมูลที่มีอยู่แล้วในระบบเอ็มไอเอส ของบริษัท สำหรับทำการตัดสินใจได้อย่างมีประสิทธิภาพในงานปกติ แต่บ่อยครั้งที่ผู้ตัดสินใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่งผู้บริหารในระดับสูงและระดับกลางจะเผชิญกับการตัดสินใจที่ประกอบด้วยปัจจัยที่ซับซ้อนเกินกว่าความสามารถของมนุษย์ที่จะประมวล เข้าด้วยกันได้อย่างถูกต้อง จึก ทำให้เกิดระบบนี้ขึ้น ซึ่งเป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการเฉพาะของผู้บริหารแต่ละคน (made by order) ในหลายๆสถานะการณ์ ระบบ นี้มีหน้าที่ช่วยให้การตัดสินใจเป็นไปได้อย่างสะดวก

          

          4. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจแบบกลุ่ม (GDSS:Group Decision Support System)เป็นระบบย่อยหนึ่งในระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ โดยที่ระบบสนับสนุนการตัดสินใจจะช่วยผู้บริหารในเรื่องการตัดสินใจในเหตุการณ์หรือกิจกรรมทางธุรกิจที่ไม่มีโครงสร้างแน่นอน หรือกึ่งโครงสร้าง ระบบสนับสนุนการตัดสินใจอาจจะใช้กับบุคคลเดียวหรือช่วยสนับสนุนการตัดสินใจเป็นกลุ่ม นอกจากนั้น ยังมีระบบสนับสนุนผู้บริหารเพื่อช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์

          5. ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ (GIS:Geographic Information System )ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ หรือ Geographic Information System : GIS คือกระบวนการทำงานเกี่ยวกับข้อมูลในเชิงพื้นที่ด้วยระบบคอมพิวเตอร์ ที่ใช้กำหนดข้อมูลและสารสนเทศ ที่มีความสัมพันธ์กับตำแหน่งในเชิงพื้นที่ เช่น ที่อยู่ บ้านเลขที่ สัมพันธ์กับตำแหน่งในแผนที่ ตำแหน่ง เส้นรุ้ง เส้นแวง ข้อมูลและแผนที่ใน GIS เป็นระบบข้อมูลสารสนเทศที่อยู่ในรูปของตารางข้อมูล และฐานข้อมูลที่มีส่วนสัมพันธ์กับข้อมูลเชิงพื้นที่ (Spatial Data) ซึ่งรูปแบบและความสัมพันธ์ของข้อมูลเชิงพื้นที่ทั้งหลาย จะสามารถนำมาวิเคราะห์ด้วย GIS และทำให้สื่อความหมายในเรื่องการเปลี่ยนแปลงที่สัมพันธ์กับเวลาได้ เช่น การแพร่ขยายของโรคระบาด การเคลื่อนย้าย ถิ่นฐาน การบุกรุกทำลาย การเปลี่ยนแปลงของการใช้พื้นที่ ฯลฯ ข้อมูลเหล่านี้ เมื่อปรากฏบนแผนที่ทำให้สามารถแปลและสื่อความหมาย ใช้งานได้ง่าย

          6. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง(EIS:Excutive Information System)เป็นระบบที่สร้างขึ้น เพื่อสนับสนุน สารสนเทศและการตัดสินใจสำหรับผู้บริหารระดับสูงโดยเฉพาะ หรือ สามารถกล่าวได้ว่าระบบนี้คือส่วนหนึ่งของ DSS ที่แยกออกมา เพื่อเน้นการให้สารสนเทศที่สำคัญต่อการบริการแก่ผู้บริหาร

          7. ปัญญาประดิษฐ์ (AI:Artificial Intelligence)ระบบที่ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์กลายเป็นผู้ชำนาญการณ์ ในสาขาใดสาขาหนึ่ง คล้ายกับมนุษย์ ระบบผู้เชี่ยวชาญมีส่วนคล้ายคลึงกับระบบอื่นๆ คือเป็นระบบคอมพิวเตอร์ที่ช่วยผู้บริหารแก้ไขปัญหาหรือทำการ ตัดสินใจได้ดีขึ้น อย่างไรก็ดีระบบผู้เชี่ยวชาญจะแตกต่างกับระบบอื่นอยู่มาก เนื่องจากระบบผู้เชี่ยวชาญจะเกี่ยวข้องกับการจัดการ ความรู้ (Knowledge) มากกว่าสารสนเทศ และถูกออกแบบให้ช่วยในการตัดสินใจโดยใช้วิธีเดียวกับผู้เชี่ยวชาญที่ มนุษย์ โดยใช้หลักการทำงานด้วยระบบ ปัญญาประดิษฐ์ (Artificial Intelligence)

         8. ระบบสำนักงานอัตโนมัติ(OAS: Office Automation System)เป็นระบบที่ใช้บุคลากรน้อยที่สุด โดยอาศัยเครื่องมือแบบอัตโนมัติและระบบสื่อสารเชื่องโยงข่าวสารระหว่างเครื่องมือเหล่านั้นเข้าด้วยกัน QAS มีจุดมุ่งหมายให้เป็นระบบที่ไม่ใช้กระดาษ (Paperless System) ส่งข่าว สารถึงกันด้วยข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange) แทน ซึ่งมีรูปแบบในการใช้งาน 2 ลักษณะคือ

               8.1 รูปแบบของระบบงานพิมพ์และการประมวลผลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Publishing & Processing System) ได้แก่การสื่อสารด้วยข้อความ รูปภาพ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Mail : E-Mail) โทรสาร (FAX)หรือ เสียงอิเล็กทรอนิกส์ (Voice Mail) เป็นต้น

               8.2 รูปแบบการประชุมทางไกลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Meeting System) เป็นเทคนิคที่ทำให้กลุ่มคนทั่วโลกสามารถติดต่อสื่อสารกันได้ คล้ายการพูดคุยกันโดยตรง เช่น การประชุมทางไกลแบบมีแต่เสียง (Audio Conferencing),การประชุมทางไกลแบบมีทั้งภาพและเสียง (Video Conferencing) หรือ ทั้งจดหมายอิเล็กทรอนิกส์ โทรสาร และ เสียงอิเล็กทรอนิกส์รวมกัน เป็นต้น

กระบวนการทางธุรกิจ

กระบวนการทางธุรกิจ (Business process) เริ่มจากการที่เจ้าของนำเงินสดหรือสินทรัพย์อื่นมาลงทุนในธุรกิจ ถ้าเงินสดมีไม่เพียงพอ อาจต้องกู้เพิ่มจากเจ้าหนี้ จากนั้นจึงเริ่มเอาเงินไปซื้อที่ดิน อาคาร อุปกรณืต่างๆ ที่จะต้องใช้ในการดำเนินธุรกิจหรืออาจใช้วิธีการเช่าแทนการซื้อก็ได้ เมื่อกิจการเริ่มดำเนินการ ลักษณะของการดำเนินการเงินจะขึ้นอยู่กับธุรกิจ ไม่ว่าจะเป็นการผลิต การค้าขาย หรือการใช้บริการ โดยจะมีรายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นขณะดำเนินการธุรกิจ เมื่อรายได้สูงกว่าค่าใช้จ่ายจะเกิดเป็นผลกำไร แต่ถ้าค่าใช้จ่ายสูงกว่ารายได้จะเกิดเป้นผลขาดทุน

กระบวนการทางธุรกิจของการเปิดแฟรนไชส์ ท็อป มาร์เก็ต (Tops market) คือเริ่มตั้งแต่สถานที่ เมื่อมีบุคคลที่ต้องการที่จะเปิดแฟรนไชส์ จะต้องมีที่ตั้งและสถานที่เพื่อทำการเปิดร้าน แล้วทางบริษัทจะทำการไปดูที่ตั้งและทำเลให้โดยไม่เสียค่าใช้จ่าย และเมื่อได้ที่ตั้งก็ทำการเข้าร่วมลงทุนกับ ท็อป มาร์เก็ต แล้วทางบริษัทจะทำการตกแต่งร้านและนำสินค้าและอุปกรณ์ต่างๆ มาทำการดำเนินธุรกิจในขั้นตอนต่อไป ผลกำไรที่ได้จะมาจากการขายสินค้า

       สรุปคือกระบวนการทางธุรกิจนั้นจะเป็นขบวนการต่างๆ หรือขั้นตอนในทุกๆ ขั้นตอนในการดำเนินธุรกิจ ผลกำไรที่จะเกิดขึ้นมากหรือน้อยขึ้นอยู่กับธุรกิจนั้นๆ โดยทั่วๆ ไปการดำเนินธุรกิจจะมีอยู่ 3 ประเภทคือ

          1. กิจการให้บริการ (Service Firm) กิจการให้บริการจะมีรายได้หลัก คือ ค่าธรรมเนียม ค่าบริการรับ รายจ่ายหลัก คือ เงินเดือนพนักงาน ค่าวัสดุสิ้นเปลือง ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค และอื่นๆ รายจ่ายในกิจการให้บริการถือว่าเป็นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน ปัญหาที่เกิดขึ้นในกิจการให้บริการคือการวัดผลการดำเนินงาน ลักษณะของผลิตภัณฑ์จะไม่เห็นเป็นตัวตนที่ชัดเจน ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น โรงพยาบาล สำนักงานกฎหมาย บริษัทที่ปรึกษา เป็นต้น
          2. กิจการซื้อมาขายไป (Merchandising Firm) หมายถึง กิจการที่ซื้อขายสินค้าทั้งขายส่งและขายปลีกโดยไม่ใช่ผู้ผลิต รายได้หลักของกิจการ คือ เงินที่ขายสินค้าได้ ค่าใช้จ่ายจำแนกเป็น 2 ส่วน คือ ต้นทุนสินค้าขาย และค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร ตัวอย่างของธุรกิจประเภทนี้ เช่น ห้างสรรพสินค้า ร้านขายยา ร้านขายของชำ เป็นต้น
          3. กิจการผลิต (Manufacturing Firm) กิจการผลิตส่วนใหญ่จะมีโรงงานสำหรับผลิตสินค้า รายได้หลัก คือ เงินที่ได้จากการขายสินค้า ค้าใช้จ่าย คือ ต้นทุนในการซื้อวัตถุดิบ ค่าจ้างคนงาน และค่าใช้จ่ายในขบวนการผลิต ค่าใช้จ่ายทั้งสามส่วนนี้จะรวมเป็นต้นทุนสินค้า ส่วนค่าใช้จ่ายที่เกิดขึ้นในสำนักงานจะถือเป็นค่าใช้จ่ายในการขายและบริหาร

ระบบสารสนเทศขององค์กรธุรกิจ

          1. Enterprise Systems or ERP : คือ ระบบการวางแผนทรัพยากรขององค์กร เป็นระบบที่ใช้ในการจัดการและวางแผนการใช้ทรัพยากรต่างๆ ขององค์กร โดยเป็นระบบที่เชื่อมโยงระบบงานต่างๆ ขององค์กรเข้าด้วยกันตั้งแต่ระบบงานทางด้านบัญชี และการเงิน ระบบงานทรัพยากรบุคคล ระบบบริหารการผลิต รวมถึงระบบการกระจายสินค้า เพื่อช่วยให้การวางแผนและบริหารทรัพยากรขององค์กรเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งยังช่วยลดเวลาและขั้นตอนการทำงานได้อีกด้วย ERP ช่วยเพิ่มความสามารถให้กับบริษัทได้อย่างไร ERP ได้แสดงถึงคุณค่าของมันเองได้เป็นอย่างดีในการเพิ่มประสิทธิภาพบริษัทของคุณ ในระบบการรับคำสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้าจนถึงการออกใบสั่งซื้อ เก็บเงิน และขั้นตอนอื่นๆ ที่ช่วยเติมเต็มระบบการสั่งซื้อนี้ นี่คือเหตุผลว่าทำไม ERP ถึงเป็นผู้ช่วยที่คอยหนุนหลังการทำงานขององค์กรได้อย่างดี ถึงแม้ว่าจะไม่ได้ช่วยการขายหน้าร้านหรือติดต่อกับลูกค้าโดยตรง แต่ ERP ได้จัดการกระบวนการการรับคำสั่งซื้อจากลูกค้ามาทำกระบวนการต่อๆ ไปตามลำดับได้อย่างสมบูรณ์ เมื่อตัวแทนขายได้ส่งคำสั่งซื้อจากลูกค้าเข้ามาในระบบ ERP ซึ่งตัวแทนคนนั้นจะมีข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดเพื่อปิดการสั่งซื้อให้ เสร็จได้ ยกตัวอย่างเช่น สามารถดูยอดลูกหนี้การค้าหรือเครดิตของลูกค้า และยอดการสั่งซื้อที่ผ่านมาจากฝ่ายการเงินโดยเช็คจากโมดูลการเงิน ตรวจสอบสถานะของสินค้าคงคลังจากโมดูลคลังสินค้าและสามารถดูตารางรถขนส่งได้ จากโมดูลลอจิสติกได้

          2. Supply chain management system : SCM การจัดการสายโซ่อุปทาน (Supply Chain Management)กระบวนการ Supply Chain Management หรือ SCM เป็นกระบวนการของการบริหารทุกขั้นตอน นับตั้งแต่การนำเข้าวัตถุดิบสู่กระบวนการผลิต กระบวนการสั่งซื้อ จนกระทั่งส่งสินค้าถึงมือลูกค้าให้มีความต่อเนื่องและมีประสิทธิภาพสูงสุด พร้อมกับสร้างระบบให้เกิดการไหลเวียนของข้อมูลที่ทำให้เกิดกระบวนการทำงานของแต่ละหน่วยงานส่งผ่านไปทั่วทั้งองค์การ การไหลเวียนของข้อมูลยังรวมไปถึงลูกค้า และผู้จัดส่งวัตถุดิบด้วยกระบวนการ Supply Chain Management มีส่วนสำคัญที่ช่วยให้องค์การยกระดับความสามารถในการบริหาร เช่น การลดสินค้าคงคลัง การเพิ่มผลิตภาพ หรือการลดความสูญเปล่าในกระบวนการทำงาน ส่งเสริมความเติบโตของธุรกิจ เช่น การเพิ่มโอกาสในการออกสินค้าใหม่ให้เร็วขึ้น การเปิดตลาดใหม่ ๆ การสร้างความพอใจแก่ลูกค้ามากขึ้น ส่งเสริมความยั่งยืนของธุรกิจ เช่น การลดต้นทุนธุรกิจ การบริหารเงินทุนหมุนเวียน เป็นต้น

     SCM คือ กระบวนการโดยรวมของการไหลของวัสดุ สินค้า ตลอดจนข้อมูล และธุรกรรมต่าง ๆ ผ่านองค์การที่เป็นผู้ส่งมอบ ผู้ผลิต ผู้จัดจำหน่าย ไปจนถึงลูกค้าหรือผู้บริโภคโดยที่องค์การต่าง ๆ เหล่านี้มีความสัมพันธ์ทางธุรกิจต่อกัน ในการปรับตัวขององค์การเพื่อการจัดการห่วงโซ่อุปทานนั้น สิ่งที่สำคัญ คือ เพื่อให้องค์การมีความสามารถในการบริหาร ความเติบโตของธุรกิจ และความยั่งยืนของธุรกิจ ดังที่กล่าวมาแล้วข้างต้นการดำเนินธุรกิจในยุคนี้ให้ประสบความสำเร็จ และมีความได้เปรียบในการแข่งขันอย่างแท้จริง องค์การไม่สามารถดำเนินการแต่เพียงฝ่ายเดียว หรือกระทำโดยลำพังได้ ดังนั้น การปรับมุมมองการดำเนินงานเข้าสู่แนวคิด SCM จึงควรมีความเข้าใจความหมายของ SCM อย่างครบถ้วนเพื่อที่จะสามารถพิจารณา และกำหนดกลยุทธ์ได้อย่างถูกต้อง

          3. Customer relationship management system : CRM ระบบบริหารลูกค้าสัมพันธ์Customer Relationship Management : CRM) เป็นกระบวนการและเทคโนโลยีเพื่อจัดการสารสนเทศเกี่ยวกับลูกค้าแต่ละบุคคล และจัดการอย่างระมัดระวังในจุดสัมผัสลูกค้า (Customer Touch Points) เพื่อทำให้ลูกค้าจงรักภักดีจุดสัมผัสลูกค้า คือ ทุกโอกาสที่ลูกค้าสัมผัสกับแบรนด์และผลิตภัณฑ์จากประสบการณ์ตรงของบุคคล หรือผ่านการสื่อสารมวลชนเพื่อสังเกตความสัมพันธ์ขั้นตอนดำเนินการCRM จะประกอบด้วยกันทั้งหมด 4 ขั้นตอนคือ1) การแยกแยะผู้มุ่งหวังและลูกค้า (โดยใช้ฐานข้อมูลลูกค้าที่ได้มาจากทุกช่องทางและจุดที่สัมผัสลูกค้า)2) สร้างความแตกต่างในลูกค้าจาก-ความต้องการของลูกค้าและ-คุณค่าของลูกค้าต่อบริษัท3) จัดปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าแต่ละคนเพื่อปรับปรุงความรู้ของเราเกี่ยวกับความต้องการของลูกค้าแต่ละคน และสร้างความสัมพันธ์ที่แน่นแฟ้น4) มีผลิตภัณฑ์บริการที่เฉพาะและสื่อสารไปยังลูกค้าแต่ละคน (เช่น Call Center และ Website) สรุปแล้ว จุดประสงค์สำคัญของการสร้าง CRM คือ มูลค่าต่อลูกค้า ดังนั้นองค์กรที่เน้น CRM จึงเน้นการสนทนากับลูกค้า เพราะเป็นหัวใจของการสร้างความสัมพันธ์ การปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าเกิดได้ทุกที่ ทุกเวลา ทุกวิธี ซึ่งการสนทนาคือการสร้างคุณค่า คุณภาพสินค้าอย่างเดียวไม่พอ จะต้องทำให้ลูกค้าปรารถนาเข้ามาติดต่อด้วยการสนทนาที่เป็นแบบทันใจ (Real Time) มากที่สุด จงจำไว้ว่าสิ่งที่ผลักดันกำไรของบริษัทส่วนใหญ่คือ มูลค่าของฐานลูกค้าของบริษัท ข้อพิจารณาสุดท้ายคือ ระดับของการลงทุนในการสร้าง CRM จะประกอบด้วยระดับที่ 1 ความสำคัญของฐานข้อมูลลูกค้าที่จะนำไปสู่การทำตลาดจากฐานข้อมูลลูกค้า หรือ Database Marketing โดยปกติในฐานข้อมูลจะมี ข้อมูลทางธุรกิจ ข้อมูลลูกค้าส่วนบุคคลและการปรับข้อมูลให้ทันกับปัจจุบันระดับที่ 2 การบูรณาการของแนวคิดการตลาดแบบ STAR Marketing ประกอบด้วย1) พื้นฐานการตลาด (Basic Marketing)2) การตลาดเชิงรับ (Reactive Marketing)3) ความรับผิดชอบทางการตลาด (Accountable Marketing)4) การตลาดเชิงรุก (Proactive Marketing)5) การตลาดที่เน้นพันธมิตร (Partnership Marketing)
          4. Knowledge management Systems : KM ระบบการบริหารจัดการความรู้ คือ ระบบบริหารจัดการความรู้ให้เป็นระเบียบ ครบถ้วน ง่ายต่อการเรียกใช้ จัดเก็บตาม ความต้องการเก็บรักษาความรู้ให้ควบคู่กับองค์กรตลอดไป โดยนําเทคโนโลยีเข้ามาใช้ในการจัดการ

การทํางานร่วมกัน collaboration

          การร่วมแรงร่วมใจกันทำงานกับการทำงานเป็นทีม Collaboration and Teamwork เป็นกระบวนการที่วนเกิดขึ้นซ้ำๆระหว่างกลุ่มคนหรือองค์กรที่ทำงานร่วมกันเพื่อไปสู่เป้าหมายที่ตั้งใว้ โดยมีการแลกเปลี่ยนเรียนรู้และสร้างข้อตกลง ตัดสินใจ แก้ไขปัญหาร่วมกัน

เครือข่ายสังคมธุรกิจ social business

1. เป็นธุรกิจที่ออกแบบและจัดตั้งขึ้นเพื่อแก้ปัญหาให้กับสังคมโดยเฉพาะให้ด้านใดด้านหนึ่ง และ

2. จะต้องเป็นธุรกิจที่สามารถสร้างฐานะทางการเงินที่มั่นคงได้ โดยกำไรที่เกิดจากธุรกิจจะถูกนำไปใช้เพื่อลงทุนต่อในธุรกิจหรือใช้เพื่อสร้างธุรกิจเพื่อสังคมขึ้นใหม่ เพื่อขยายผลกระทบต่อสังคมให้กว้างมากยิ่งขึ้น

การใช้แพลตฟอร์มเครือข่ายทางสังคม,รวมถึง Facebook, Twitter และเครื่องมือทางสังคมภายในองค์กรเพื่อดึงดูดพนักงานลูกค้าและซัพพลายเออร์ของตน

การแบ่งสารสนเทศ

        สารสนเทศสามารถจัดแบ่งกลุ่มได้หลายแบบ   โดยยึดถือตามหลักอ้างอิงแบบใดแบบหนึ่ง   เพื่อให้สะดวกต่อการใช้บริการงานภายในองค์การ   ซึ่งการจัดแบ่งแต่ละแบบอาจไม่ครอบคลุมสถานการณ์ทั้งหมดที่มีอยู่จริงได้  ดังนั้นสารสนเทศเดียวกันก็อาจถูกจัดให้อยู่ในประเภทต่างๆ กันได้หลายประเภทขึ้นอยู่กับลักษณะการใช้งาน

การแสดงการจัดแบ่งกลุ่มของเทคโนโลยี

Social networks คือ การเชื่อมต่อของบุคคลและธุรกิจ

Crowdsourcing คือ ใช้ความรู้โดยรวมในการสร้างไอเดียใหม่และแก้ไขปัญหา

Shared workspaces คือ ประสานงานโครงการและงาน;สร้างเนื้อหาร่วมกัน

Blogs and wikis คือ เผยแพร่และเข้าถึงความรู้ได้อย่างรวดเร็ว หารือเกี่ยวกับความคิดเห็นและประสบการณ์

Social commerce คือ แบ่งปันความคิดเห็นเกี่ยวกับการซื้อหรือซื้อสินค้าทางแพลตฟอร์มโซเชียล

File sharing คือ อัพโหลด แชร์ และคอมเมนต์ ใน รูปภาพ วีดีโอ เอกสารข้อความ

Social marketing คือ ใช้โซเชียลเพื่อโต้ตอบกับลูกค้า ได้ข้อมูลเชิงลึกของลูกค้า

Communities คือ อภิปรายหัวข้อในฟอรัมเปิด แชร์ประสบการณ์

ประโยชน์ที่ธุรกิจจะได้

Productivity คือ คนที่มีปฏิสัมพันธ์และทำงานร่วมกันสามารถจับความรู้ของผู้เชี่ยวชาญได้และ แก้ปัญหาได้เร็วกว่าจำนวนคนที่ทำงานแยกออกจากกัน จะมีข้อผิดพลาดน้อยลง

Quality คือ คนที่ทำงานร่วมกันสามารถสื่อสารข้อผิดพลาดได้ และ ดำเนินการแก้ไขได้เร็วกว่าถ้าทำงานแยก เทคโนโลยีด้านการทำงานร่วมกันและสังคมช่วยลดความล่าช้าในการออกแบบและผลิต

Innovation คือ คนทำงานร่วมกันสามารถเกิดความคิดสร้างสรรค์มากขึ้นสำหรับ ผลิตภัณฑ์ บริการและ การบริหารจัดการกว่าคนที่ทำงานแยกจากกัน เป็นประโยชน์ต่อความหลากหลายและ ภูมิปัญญาของฝูงชน

Customer service คือ คนทำงานร่วมกันโดยใช้ความร่วมมือและเครื่องมือทางสังคมสามารถแก้ปัญหาเรื่องร้องเรียนจากลูกค้าและปัญหาได้เร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นกว่าถ้าพวกเขาทำงานแยกจากกัน

Financial performance (profitability ,sales ,and sales growth)คือ เป็นผลทั้งหมดข้างต้น บริษัท ที่ทำงานร่วมกันมียอดขายที่เหนือกว่า มีการเติบโตของยอดขาย และมีประสิทธิภาพทางการเงิน

บทที่ 2 องค์กร การจัดการ การตัดสินใจ

องค์กร การจัดการ การตัดสินใจ

1. ให้นิยามความหมายของ “องค์กร” และเปรียบเทียบคำจำกัดความด้านเทคนิค กับคำจำกัดความด้านพฤติกรรมของคำว่า “องค์กร”

ตอบ       องค์การ  คือ  กลุ่มคนที่รวมตัวกันเพื่อดำเนินการในกิจกรรมอย่างใดอย่างหนึ่งให้สำเร็จตามวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้  ในการรวมตัวจะต้องมีการจัดระเบียบการติดต่อ การแบ่งงานกันทำและต้องมีการประสานประโยชน์ของแต่ละบุคคลด้วย

เทคนิคขององค์กร (organization) หมายถึง โครงสร้างทางสังคมอย่างเป็นทางการที่มีความมั่นคง  มีวัตถุประสงค์เพื่อนำทรัพยากรจากสิ่งแวดล้อมเป็นปัจจัยนำเข้าสู่ขบวนการแปลงสภาพออกมาเป็นผลลัพธ์  จากความหมายนี้องค์กรจะมุ่งเน้นไปที่ส่วนประกอบ 3 ส่วนหลัก คือ  (1) เงินทุนและแรงงานเป็นส่วนหนึ่งของสิ่งแวดล้อมและเป็นปัจจัยนำเข้าผ่านกระบวนการแปรรูป  (2) องค์กรและกระบวนการแปรรูป จะทำหน้าที่การแปลงปัจจัยนำเข้าออกมาเป็นผลิตภัณฑ์หรือบริการ (3) ผลิตภัณฑ์หรือบริการจะถูกบริโภคโดยองค์ประกอบอื่นของสิ่งแวดล้อมและจะย้อนกลับมาเป็นปัจจัยนำเข้าสู่กระบวนการต่อไป

พฤติกรรมองค์การเป็นการศึกษาพฤติกรรมของมนุษย์ในองค์การอย่างเป็นระบบ ทั้ง พฤติกรรมระดับบุคคล กลุ่ม และองค์การ  โดยใช้ความรู้ทางพฤติกรรมศาสตร์  ซึ่งความรู้ที่ได้สามารถนำไปใช้ในการเพิ่มผลผลิตและความพึงพอใจของบุคลากร อันนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิผลขององค์การในภาพรวม

2. อธิบายว่าเทคโนโลยีสารสนเทศ และองค์กรมีความสัมพันธ์กันอย่างไร และอธิบายว่าการนำระบบสารสนเทศมาใช้มีผลกระทบต่อองค์กรอย่างไรบ้าง

ตอบ       เทคโนโลยีสารสนเทศ และองค์กรมีความสัมพันธ์กัน คือ ปัจจุบันพัฒนาการและการนำเทคโนโลยีมาประยุกต์ในองค์การ ส่งผลให้เกิดการเปลี่ยนแปลงทั้งโดยทางตรงและทางอ้อม ซึ่งก่อให้เกิดความท้าทายแก่ผู้บริหารในอนาคตให้นำเทคโนโลยีมาใช้ให้เกิดประโยชน์สูงสุดแก่ธุรกิจ โดยผู้บริหารต้องมีความรู้ ความเข้าใจ และวิสัยทัศน์ต่อแนวโน้มของเทคโนโลยี เพื่อให้สามารถตัดสินใจนำเทคโนโลยีมาใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งเราสามารถจำแนกผลกระทบของเทคโนโลยีที่มีต่อการทำงานขององค์การออกเป็น 5 ลักษณะ ดังต่อไปนี้

1. การปรับปรุงรูปแบบการทำงานขององค์การ

2. การสนับสนุนการดำเนินงานเชิงกลยุทธ์ 

3. เครื่องมือในการทำงาน

4. การเพิ่มผลผลิตของงานโดยเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคล

5. เทคโนโลยีในการติดต่อสื่อสาร

การนำระบบสารสนเทศมาใช้มีผลกระทบต่อองค์กร คือ ความก้าวหน้าและพัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศส่งผลกระทบต่อการปฎิบัติงานแต่ละหน่วยงานมากขึ้น องค์การต่าง ๆ ในฐานะที่เป็นระบบย่อยภายในระบบสังคมมีความจำเป็นที่จะต้องปรับตัว เพื่อความอยู่รอดและการเจริญเติบโตในอนาคต    ดังจะเห็นได้จากตัวอย่างต่อไปนี้

หลายหน่วยงานได้ปรับโครงสร้างขององค์การจากโครงสร้างแบบลำดับขั้นเข้าสู่โครงสร้างระบบเครือข่าย พัฒนาการของเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยลดขั้นตอนการทำงาน ช่วยให้การตัดสินใจ และการประสานงานระหว่างหน่วยงานมีประสิทธิภาพ จึงไม่ต้องมีการตรวจสอบและควบคุมเป็นลำดับขั้น นอกจากบุคลากรรุ่นใหม่ยังมีความรู้และทักษะการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศสูงกว่าในอดีต    จึงพร้อมที่จะรับผิดชอบในการปฏิบัติงานของตนและกลุ่มมากขึ้น

องค์การขนาดใหญ่ปรับตัวเป็นกลุ่มองค์การขนาดย่อม เพื่อความคล่องตัวในการปฏิบัติงาน การประสานงาน การแข่งขัน       และรองรับความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

มีการสนับสนุนการปฏิบัติงานร่วมกันเป็นกลุ่ม โดยที่ผู้จัดการหรือหัวหน้างานจะเปลี่ยนหน้าที่จากผู้สั่งการมาเป็นผู้ฝึกสอน ผู้ประสานงาน และอำนวยความสะดวกในการทำงาน

ระบบการเข้าทำงานแบบยืดหยุ่นจะถูกนำมาใช้ แรงงานบางส่วนจะสามารถทำงานอยู่ที่บ้าน ขณะที่หลายฝ่ายสามารถเลือกเวลาเข้าทำงานและเลือกงานที่เหมาะสมได้เอง

นอกจากนี้กิจกรรมทางธุรกิจก็ต้องมีการเปลี่ยนแปลงตามการพลวัตรของสังคมที่ถูกผลักด้นด้วยเทคโนโลยีสารสนเทศ เช่น    กิจกรรมทางการเงินที่ต้องกระทำต่อเนื่องตลอดทั้งวันทั้งคืน การผลิตและการตลาดต้องปรับตัว เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าที่มีหลากหลายขึ้น ช่องทางการจัดจำหน่ายจะมีมากขึ้นกว่าในอดีต เป็นต้น ดังนั้นจึงมีความจำเป็นที่ผู้บริหารในหน่วยงานต่าง ๆ  จะต้องติดตามความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในหน่วยงานของตนต่อไป โดยมีข้อแนะนำในการเตรียมตัว       เพื่อนำไปประยุกต์ใช้ในหน่วยความงานของตนต่อไป โดยมีข้อแนะนำในการเตรียมตัวเพื่อก้าวสู่ยุคสารสนเทศอย่างมั่นคง ดังต่อไปนี้

1. ติดตามการเปลี่ยนแปลงทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีที่เกิดขึ้น ตลอดจนทำความเข้าใจบทบาทของเทคโนโลยีใหม่ที่จะมีผลกระทบต่อองค์การและในอนาคต

2. พิจารณาถึงการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นและกำลังเกิดขึ้นในแต่ละหน่วยงาน  โดยเฉพาะความต้องการทางด้านข้อมูลข่าวสาร เพื่อหาแนวโน้มความต้องการ จัดทำแผน และแนวทางการพัฒนาเทคโนโลยีขององค์การ

3. เตรียมความพร้อมด้านบุคลากรและงบประมาณ เพื่อรองรับต่อการนำเทคโนโลยีมาใช้  เนื่องจากการจัดการเทคโนโลยีไม่สามารถใช้เงินซื้อหามาเพียงอย่างเดียว แต่ต้องมีความเข้าใจในศักยภาพและความพร้อมของบุคลากรประกอบด้วย

เราจะเห็นว่าการดำเนินธุรกิจในปัจจุบันต้องอาศัยเทคโนโลยีสารสนเทศเป็นพื้นฐาน โดยเทคโนโลยีสารสนเทศถูกใช้ให้เป็นประโยชน์แก่องค์การในหลายด้าน ตั้งแต่ การประมวลผลงานประจำวัน การตัดสินใจของผู้จัดการ ตลอดจนสนับสนุนการดำเนินกลยุทธ์ขององค์การ นอกจากนี้เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยส่งเสริมรูปแบบใหม่ในการสื่อสารข้อมูล และการเพิ่มผลผลิตขององค์การ

3. เหตุใดจึงเกิดการต่อต้านของคนในองค์กรต่อระบบสารสนเทศ และผู้บริหารต้องทำอย่างไรจึงจะออกแบบระบบ และนำระบบมาใช้ให้เกิดความสำเร็จ

ตอบ       การต่อต้านของคนในองค์กรต่อระบบสารสนเทศ คือ

1.ลดระดับขั้นตอนของการจัดการ  สารสนเทศช่วยให้การตัดสินใจ และประสานงานมีประสิทธิภาพมากขึ้นทำให้ผู้บริหารระดับกลางได้และให้ผู้บริหารระดับล่างมีอำนาจการตัดสินใจมากขึ้น

2.มีความคล่องตัวในการดำเนินงาน เทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้เกิดความยืดหยุ่นและตอบสนองความต้องการที่หลากหลายของผู้บริโภคง่ายขึ้น มุ่งเน้นที่ความเร็วในการดำเนินงาน และมีระดับสินค้าคงคลังให้น้อยที่สุด สร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าได้โดยตรง

3.ลดขั้นตอนการดำเนินงาน  เทคโนโลยีสารสนเทศถูกนำมาใช้เพื่อช่วยให้มีกระบวนการทำงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงาน และลดเวลาที่ต้องใช้ ทำให้การบริการมีประสิทธิภาพมากขึ้น

4.เปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการ ช่วยให้เกิดกระบวนการเปลี่ยนแปลงทางการบริหารจัดการ สามารถให้ข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของระบบต่าง ๆ ในองค์การได้ตลอดเวลา ช่วยในด้านการวางแผนการผลิต และการส่งเสริมการขายได้อย่างเหมาะสม ระบบช่วยปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น สามารถเชื่อมโยงและเก็บรวบรวมข้อมูลของสาขาต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว

5.กำหนดขอบเขตการดำเนินงานใหม่ ระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายช่วยให้สามารถแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างองค์การได้ มีการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างองค์การและคู่ค้าซึ่งเป็นกำหนดการดำเนินงานใหม่

4. อธิบายว่าแรงผลักดันในการแข่งขัน ของ Porter’s competitive forces model และระบบสารสนเทศมีบทบาทต่อกลยุทธ์การบริหารอย่างไร

ตอบ       แรงผลักดันในการแข่งขัน คือ 5 Forces Model เป็นโมเดลที่ใช้วิเคราะห์แรง 5 ประการของ Michael E. Porter ที่ช่วยวิเคราะห์สภาพแวดล้อมการแข่งขันในตลาดอุตสาหกรรมที่ส่งผลกับบริษัท ประกอบด้วยแรง 5 ประการ ดังนี้

แรงที่ 1 คือ อุปสรรคที่กีดขวางการเข้าสู่ตลาดแข่งขันของผู้แข่งขันหน้าใหม่ (Barriers to entry or Threat of new entrants) เช่น นโยบายของรัฐที่ทำให้บริษัทหน้าใหม่ไม่สามารถใช้เป็นความได้เปรียบในการเข้าสู่ตลาด  การเข้าถึงลูกค้าเสียเปรียบผู้แข่งขันเจ้าเก่าที่อยู่ในตลาดมาก่อน หรือบริษัทหน้าใหม่ต้องใช้เงินลงทุนสูงในการเข้ามาแข่งขันในตลาด การจงรักภักดีของลูกค้าต่อตรายี่ห้อสินค้าของผู้แข่งขันเจ้าเก่าเป็นอุปสรรคต่อบริษัทหน้าใหม่

แรงที่ 2 คือ อำนาจต่อรองของผู้ขาย (The bargaining power of suppliers) ถ้ามีผู้ขายน้อย อำนาจต่อรองของผู้ขายจะสูง ทำให้บริษัทต้องใช้เงินทุนสูงขึ้นในการซื้อสินค้าจากผู้ขาย 

แรงที่ 3 คือ อำนาจต่อรองของลูกค้า (The bargaining power of buyers) หากลูกค้าซื้อปริมาณมาก สามารถต่อรองราคาได้ จากความได้เปรียบนี้ลูกค้าสามารถเลือกผู้ขายเจ้าอื่นที่ให้ราคาสูงกว่าได้

แรงที่ 4 ภัยจากสินค้าหรือบริการทดแทน (Threat of substitute products or services) หากสินค้าหรือบริการที่บริษัทจัดทำขึ้นมา สามารถลอกเลียนแบบได้ง่าย จะส่งผลให้บริษัทขายสินค้าหรือบริการยากขึ้น

แรงที่ 5 ภัยจากคู่แข่งรายเดิมในตลาด (Rivalry among existing firms) การมีคู่แข่งในตลาดมาก จะทำให้ลดโอกาสในการขายสินค้าของบริษัท

ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารหรือ ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ ( MIS ) หมายถึง การเก็บรวบรวมข้อมูล การประมวลผลและการสร้างสารสนเทศขึ้นมาเพื่อช่วยในการตัดสินใจ การประสานงานและการควบคุม นอกจากนั้นยังช่วยผู้บริหารและเจ้าหน้าที่ในการวิเคราะห์ปัญหา แก้ปัญหาและสร้างผลิตภัณฑ์หรือผลงานใหม่โดยใช้อุปกรณ์คอมพิวเตอร์ (Hardware ) และโปรแกรม ( Software ) รวมทั้งผู้ใช้ (Peopleware) เพื่อก่อให้เกิดความสำเร็จในการได้มาซึ่งสารสนเทศที่มีประโยชน์ หรือกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารเป็นระบบซึ่งรวมความสามารถของผู้ใช้งานและคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกัน โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้ได้มาซึ่งสารสนเทศเพื่อการดำเนินงาน  การจัดการและการตัดสินใจในองค์กร

เนื้อหาของการจัดการสารสนเทศครอบคลุมถึงเรื่องต่อไปนี้

1. ศาสตร์และศิลป์ในการจัดการและการตัดสินใจ

2. จิตวิทยาและพฤติกรรมการแสดงออกซึ่งจะเป็นตัวกำหนดถึงความสำเร็จหรือล้มเหลวของระบบสารสนเทศ

3. สภาพแวดล้อม ( Environment ) และการผลักดันทางเทคโนโลยีเพื่อก่อให้เกิดโอกาสในการใช้ข้อมูลเพื่อสร้างความได้เปรียบในการแข่งขัน

4. วิธีการสร้างระบบสารสนเทศเพื่อก่อให้เกิดประโยชน์ในการช่วยสนับสนุนการตัดสินใจ ( Decision Support System )

การจัดโครงสร้างของสารสนเทศ  หากจะแบ่งตามลำดับการนำไปใช้งานสามารถแบ่งได้  เป็น 4 ระดับคือ

1.  ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในการวางแผน นโยบาย กลยุทธ์ การตัดสินใจของผู้บริหารระดับสูง ( Top Management )

2.  ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในส่วนยุทธวิธีในการวางแผนการปฏิบัติและการตัดสินใจในผู้บริหารระดับกลาง ( Middle Manangement )

3.  ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการในระดับปฏิบัติการและการควบคุม ในขั้นตอนนี้ผู้บริหารระดับล่าง ( Bottom Management ) จะเป็นผู้ใช้สารสนเทศเพื่อช่วยในการปฏิบัติงาน

4.  ระบบสารสนเทศที่ได้จากการประมวลผล ในขั้นตอนนี้พนักงานจะต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลและป้อนข้อมูลเข้าสู่กระบวนการประมวลผลเพื่อให้ได้สารสนเทศออกนำเสนอต่อผู้บริหาร

5. กลยุทธ์การแข่งขันขององค์กรมีกลยุทธ์อะไรบ้าง และระบบสารสนเทศมีส่วนสนับสนุนแต่ละกลยุทธ์อย่างไร

ตอบ       การกำหนดกลยุทธ์เพื่อสร้างความได้เปรียบทางการแข่งขัน

1. กลยุทธ์การเป็นผู้นำด้านต้นทุน การพัฒนาหนทางที่จะกลายเป็นผู้ผลิตสินค้าและบริการราคาย่อมเยาในวงการ

2. กลยุทธ์การสร้างความแตกต่าง การพัฒนาหนทางที่จะสร้างสินค้าหรือบริการของตนให้มีความแตกต่างไปจากคู่แข่ง

3. กลยุทธ์นวัตกรรม การค้นหาหนทางใหม่ๆในการทำธุรกิจกิจ ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างมากต่อกระบวนการการผลิตและจัดจำหน่ายสินค้าหรือบริการ

4. กลยุทธ์การเจริญเติบโต คือ การขยายกำลังการผลิตสินค้าและบริการอย่างกว้างขวางขึ้น

5. กลยุทธ์การสร้างพันธมิตร คือ การสร้างความสัมพันธ์เชื่อมโยงกับพันธมิตรทางธุรกิจกับลูกค้า ผู้จัดหาสินค้า คู่แข่ง ที่ปรึกษา และบริษัทอื่นๆ ซึ่งอาจรวมถึงการรวมกิจการ การซื่อกิจการ การร่วมลงทุน

6. กลยุทธ์การปรับปรุงสินค้าหรือบริการเดิมให้ดียิ่งขึ้น เช่น กิจการผลิตรถยนต์อาจเสนอช่วงเวลารับประกันสินค้าที่ยาวนานกว่า หรือกิจการขายบ้านจัดสรรอาจเสนอข้อมูลเกี่ยวกับการผ่อนชำระค่างวดเมื่อซื้อบ้านจัดสรรกับธนาคาร

6.  ให้นิยามความหมายของ”การจัดการ” และหน้าที่ทางการจัดการแบ่งออกเป็นกี่หน้าที่ แต่ละหน้าที่สามารถนำเทคโนโลยีสารสนเทศมาช่วยสนับสนุนให้เกิดประโยชน์ได้อย่างไร

ตอบ       การจัดการ คือการทำให้กลุ่มบุคคลในองค์กรเข้ามาทำงานร่วมกันเพื่อบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกันขององค์กร การจัดการประกอบด้วยการวางแผน การจัดการองค์กร การสรรบุคลากร การนำหรือการสั่งการ และการควบคุมองค์กรหรือความพยายามที่จะบรรลุวัตถุประสงค์ร่วมกัน การจัดการทรัพยากรประกอบด้วยการใช้งานและการจัดวางทรัพยากรบุคคล ทรัพยากรการเงิน ทรัพยากรเทคโนโลยี และทรัพยากรธรรมชาติ และยังช่วยการบริหารให้กับองค์กรต่างๆให้เจริญรุ่งเรือง

หน้าที่ทางการจัดการ (Management Function) เฮนรี่ ฟาโย บางคนอ่าน อองรี ฟาโย (Henri Fayol) ได้อธิบายถึงกระบวนการจัดการงานว่า ประกอบด้วยหน้าที่ (functions) ทางการจัดการ 5 ประการ คือ (P-O-C-C-C)

1. การวางแผน (Planning) หมายถึง ภาระหน้าที่ของผู้บริหารที่จะต้องทำการคาดการณ์ล่วงหน้าถึงเหตุการณ์ต่าง ๆ ที่จะมีผลกระทบต่อธุรกิจ และกำหนดขึ้นเป็นแผนการปฏิบัติงานหรือวิถีทางที่จะปฏิบัติเอาไว้ เพื่อสำหรับเป็นแนวทางของการทำงานในอนาคตและเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้สามารถเก็บข้อมูลไว้เป็นหมวดหมู่ได้ดีและสามารถนำออกมาใช้ได้อย่างง่าย

2. การจัดองค์การ (Organizing) หมายถึง ภาระหน้าที่ที่ผู้บริหารจำต้องจัดให้มีโครงสร้างของงานต่าง ๆ และอำนาจหน้าที่ ทั้งนี้เพื่อให้เครื่องจักร สิ่งของและตัวคน อยู่ในส่วนประกอบที่เหมาะสม ในอันที่จะช่วยให้งานขององค์การบรรลุผลสำเร็จได้และเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้สามารถจะการระบบต่างๆได้ง่ายขึ้น

3. การบังคับบัญชาสั่งการ (Commanding) หมายถึง หน้าที่ในการสั่งงานต่าง ๆ ของผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งกระทำให้สำเร็จผลด้วยดี โดยที่ผู้บริหารจะต้องกระทำตนเป็นตัวอย่างที่ดี จะต้องเข้าใจคนงานของตนและเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้สามารถสั่งการได้โดยผ่านเทคโนโลยีสารสนเทศได้ง่ายและสะดวกขึ้น

4. การประสานงาน (Coordinating) หมายถึง ภาระหน้าที่ที่จะต้องเชื่อมโยงงานของทุกคนให้เข้ากันได้ และกำกับให้ไปสู่จุดมุ่งหมายเดียวกันและเทคโนโลยีสารสนเทศช่วยให้สามารถประสานงานได้สะดวกขึ้นเพราะเทคโนโลยีสารสนเทศเชื่อมต่อกันทั่วโลก

5. การควบคุม (Controlling) หมายถึง ภาระหน้าที่ในการที่จะต้องกำกับให้สามารถประกันได้ว่ากิจกรรมต่าง ๆ ที่ทำไปนั้นสามารถเข้ากันได้กับแผนที่ได้วางไว้แล้ว

7.ผู้บริหารแบ่งออกเป็นกี่ระดับ อะไรบ้าง ผู้บริหารแต่ละระดับมีบทบาทและหน้าที่ที่สำคัญอย่างไร และสรุปความสำคัญและลักษณะของสารสนเทศที่ต้องการของผู้บริหารแต่ละระดับ

ระดับและหน้าที่ของผู้บริหาร  โดยทั่วไปแบ่งออกเป็น  3  ระดับ ดังนี้

1. ผู้บริหารระดับสูง (Top  Manager)

เป็นผู้บริหารที่อยู่ในตำแหน่งบริหารสูงสุดขององค์การ ได้แก่ ประธาน รองประธาน หัวหน้า สำนักงานบริหาร กรรมการผู้จัดการใหญ่ กรรมการอำนวยการ ผู้จัดการอาวุโส

-หน้าที่ผู้บริหารระดับสูง มีหน้าที่บริหารงานโดยตลอดทั้งองค์การใช้เงลาส่วนใหญืไปในการกำหนดวัตถุประสงค์ขององค์การ กำหนดกลยุทธ์ กำหนดนโยบาย และวางแผนระยะยาว รวมถึงการตัดสินใจแก้ไขปัญหาต่างๆที่มีความสำคัญ เช่น การผลิตสินค้าใหม่ การลดหรือเพิ่มราคาสินค้า การดำเนินงานในต่างประเทศ ผู้บริหารระดับสูงจะต้องให้ความสนใจสภาพแวดล้อมภายนอกองค์การมากกว่าสภาพสิ่งแวดล้อมภายในองค์การ

2. ผู้บริหารระดับกลาง  (Middle  Manager)

เป็นผู้บริหารที่อยู่ระหว่างผู้บริหารระดับสูงและผู้บริหารระดับต้น ได้แก่ ผู้จัดการโรงงาน ผู้จัดการฝ่ายต่างๆ หรือหัวหน้างานต่างๆ

-หน้าที่ผู้บริหารระดับกลาง

มีหน้าที่รับนโยบายจากผูบริหารระดับสูงไปปฏิบัติรับผิดชอบในฝ่ายของตนเอง วางแผนและจัดระเบียบวิธีปฏิบัติงานเฉพาะอย่างเพื่อให้งานในความรับผิดชอบประสบความสำเร็จตามนโยบายของผู้บริหารระดับสูง

3. ผู้บริหารระดับต้น  (First – Level Manager)

เป็นผู้บริหารที่อยู่ส่วนล่สงขององค์การและทำงานเกี่ยวข้องโดยตรงกับผู้ปฏิบัตงาน ได้แก่ ผู้ควบคุม หัวหน้างาน หัวหน้าแผนก

- หน้าที่ผู้บริหารระดับต้น

มีหน้าที่กำกับดูแลและสั่งการโดยตรงต่อพนักงาน ผู้ปฏิบัติงานตัดสินใจในระยะสั้นวันต่อวันหรือสัปดาห์ต่อสัปดาห์ ต้องรับรายงานโดยตรงจากพนักงานและเสนอรายงานต่อผู้บริหารระดับกลางและสูงต่อไป

ระดับผู้บริหาร
ประการตัดสินใจ	ระดับผู้ปฏิบัติการ	ระดับชำนาญการ	ระดับควบคุมการบริหาร	ระดับกลยุทธ์
มีโครงสร้าง	TPS
กึ่งโครงสร้าง		OIS	MIS
			DSS
ไม่มีโครงสร้าง		KW		ESS

8. อธิบายความต้องการสารสนเทศต่อแต่ละบทบาทของผู้บริหาร พร้อมทั้งระบบสารสนเทศใดที่สนับสนุนแต่ละบทบาทของผู้บริหาร

ตอบ        บทบาทของผู้บริหาร แบ่งออกเป็น 3 แบบ ได้แก่

1. บทบาทระหว่างบุคคล (Interpersonal roles) ได้แก่ บทบาทจากหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบ ได้แก่

-หัวหน้า (Figurehead) มีบทบาทในการบังคับบุคคลเพื่อให้ทำหน้าที่ที่รับผิดชอบ

-ผู้นำ (Leader) มีบทบาทในการกระตุ้น/เร้าผู้ที่อยู่ใต้บังคับบัญชาในด้านการทำงาน หรือด้านอื่นๆ           

-ผู้ติดต่อ (Liaison) มีบทบาทในการติดต่อกับองค์กรหรือหน่วยงานภายนอก เพื่อให้ได้ข้อมูลและบริการด้านการค้า

2. บทบาทด้านสารสนเทศ (Informational roles) ได้แก่

-ผู้ตรวจสอบ (Monitor) มีบทบาทในการค้นหาและรับข้อมูลมาใช้ เพื่อให้เกิดความเข้าใจองค์กรและสภาพแวดล้อมภายนอก

-ผู้เผยแพร่ (Disseminator) มีบทบาทในการส่งข้อมูลที่ได้รับจากภายนอก หรือจากหน่วยงานย่อย

ให้กับสมาชิกขององค์กร

-โฆษก (Spokesman) มีบทบาทในการส่งข้อมูลไปยังภายนอก ตามแผนหรือนโยบายขององค์กร

3. บทบาทด้านการตัดสินใจ (Decisional roles) ได้แก่

-ผู้จัดการ (Entrepreneur) มีบทบาทในการค้นหาการจัดการและสภาพแวดล้อมที่เป็นโอกาส และริเริ่มหรือแนะนำในด้านการควบคุมภายในองค์กร

-ผู้จัดการสิ่งรบกวน (Disturbance Handler) มีบทบาทในการปรับการทำงานให้ไปในทางที่ถูกเมื่อองค์การเผชิญกับสิ่งรบกวนที่ไม่คาดคิดมาก่อน

-ผู้จัดสรรทรัพยากร (Resource Allocator) มีบทบาทในการจัดสรรทรัพยากร ให้แก่หน่วยงานต่างๆ ตามแผนกลยุทธ์ที่วางไว้

-ผู้เจรจา (Negotiator) มีบทบาทในการเป็นตัวแทนองค์กรในการติดต่อเจรจากับองค์กรอื่นๆ

9. ให้นิยามความหมายของ”การตัดสินใจ”และระดับของการตัดสินใจแบ่งเป็นกี่ระดับอะไรบ้าง

ตอบ        การตัดสินใจ คือ ขบวนการในการเลือก ทางเลือกในการปฏิบัติ เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่วางไว้ ซึ่งในปัจจุบันทุกองค์กรต่างก็ต้องทำการตัดสินใจทั้งสิ้น โดยในการดำเนินงานภายในองค์กรต่างก็ต้องเผชิญปัญหาต่างๆ มากมาย ในการแก้ปัญหาเหล่านั้นต้องคำนึงถึงความเป็นไปได้ และตัวแปรต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งในการแก้ปัญหานั้นอาจมีวิธีที่เป็นไปได้หลายทาง จึงจำเป็นต้องทำการตัดสินใจเลือกทางเลือกในการแก้ปัญหาที่เหมาะสม หรือเพื่อให้เป็น ไปตามวัตถุประสงค์ขององค์กรที่ได้วางไว้มากที่สุด

         จากที่กล่าวมาข้างต้น จะเห็นได้ว่าการตัดสินใจนั้นเป็นขบวนการหนึ่งในการแก้ปัญหา โดยขบวนการในการ แก้ปัญหานั้นประกอบด้วย

การกำหนดปัญหา (Intelligent Phase) เป็นขั้นตอนในการกำหนดหรือนิยามปัญหาที่เกิดขึ้น

การออกแบบ (Design Phase) เป็นขั้นตอนในการสร้างตัวแบบเพื่อแทนตัวระบบจริง ตั้งสมมติฐานและเขียนความสัมพันธ์ระหว่างตัวแปรทั้งหมด กำหนดเงื่อนไขแบบต่างๆ และทำการพัฒนาทางเลือกต่างๆ ขึ้น

การเลือก (Choice Phase) เป็นขั้นตอนในการเลือกชุดของทางเลือกที่จะนำมาใช้ในการแก้ปัญหา และ ทำการทดลองกับทางเลือกนั้นก่อน และเลือกทางที่สมเหตุสมผลที่สุ

การนำไปปฏิบัติ (Implementation Phase) เป็นขั้นตอนในการนำทางเลือกที่เลือกไว้มาปฏิบัติจริงเพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้น

การตรวจสอบ (Monitoring Phase) เป็นขั้นตอนที่ผู้ตัดสินใจทำการประเมินผลของทางเลือกที่นำมาใช้ในการแก้ปัญหา

10. รูปแบบการตัดสินใจของผู้บริหารมีอะไรบ้าง แต่ละรูปแบบแตกต่างกันอย่างไร พร้อมยกตัวอย่างประกอบ

ตอบ        รูปแบบการตัดสินใจของผู้บริหาร แบ่งออกเป็น 2 ชนิด คือ

1. การตัดสินใจแบบมีโครงสร้าง (Structured Decisions) เป็นปัญหาที่ทราบดีและเกิดซ้ำ ๆ มักเป็นงานประจำวัน เช่นการตัดสินใจในการลงทุน

2. การตัดสินในแบบไม่มีโครงสร้าง (Unstructured Decisions) เป็นปัญหาที่ไม่อาจหาคำตอบได้แน่นอน ต้องอาศัยประสบการณ์ ความชำนาญ ความรู้ ในการตัดสินใจ เช่น ปัญหาพนักงานประท้วง เป็นต้น

11. อธิบายกระบวนการตัดสินใจของ Simon ประกอบด้วยขั้นตอนอะไรบ้าง

ตอบ        หลักการและแนวคิด    :   การตัดสินใจ (Decision – making) เป็นสิ่งสำคัญของการบริหาร โดยเห็นว่า “ความสำเร็จของการบริหารขึ้นอยู่กับการตัดสินใจที่ดี” และการตัดสินใจที่ดีย่อมนำไปสู่ความสำเร็จขององค์การ หากการตัดสินใจผิดพลาดจะทำให้การบริหารงาน ภายในองค์การนั้นล้มเหลวได้ในที่สุด

            ในระยะแรก การตัดสินใจตามหลักของ Simon จะเป็นการตัดสินใจโดยพยายามแยก “ค่านิยม” ออกจาก “ข้อเท็จจริง” คือเห็นว่า ค่านิยมเป็นเรื่องของสิ่งที่ดีกว่าหรือชอบมากกว่า แต่ข้อเท็จจริงเป็นเรื่องที่ยืนยันทดสอบได้  ดังนั้นการตัดสินใจควรจะแยก 2 สิ่งนี้  ออกจากกันให้มากที่สุด เพื่อทำให้การตัดสินใจถูกต้องมากขึ้น

              ต่อมาในปี 1957 Simon ได้เปลี่ยนแปลงแนวความคิดเรื่องพฤติกรรมการตัดสินใจที่อาศัยหลักเหตุผล  อันเป็นกระบวนการตัดสินใจที่จะต้องมีความขัดแย้งเกี่ยวกับเป้าหมาย กล่าวคือ มีการจัดลำดับความสำคัญ การเสนอทางเลือกที่เป็นไปได้  การเปรีบเทียบทางเลือก และผลของทางเลือกที่กำหนดขึ้น  และตัดสินใจเลือกทางเลือกที่ดีที่สุด     Simon  เห็นว่าในความเป็นจริงแล้ว         ในระบบบริหารนั้นมีข้อจำกัดหลายประการที่จะทำให้การตัดสินใจเลือกได้หลายๆทาง โดยปกติมักสนใจแต่ข้อมูลเพียงบางด้านเท่านั้น อีกทั้งยังอาจมีข้อจำกัดด้านความรู้ ความสามารถและประสบการณ์ ตลอดจนงบประมาณที่จะศึกษาเปรียบเทียบทางเลือกได้ทั้งหมด นอกเหนือจากนี้ข้อมูลที่สำคัญบางครั้งก็หายากหรือหาไม่ได้เลย โดยเฉพาะข้อมูลเกี่ยวกับเหตุการณ์ในอนาคต ดังนั้น ทุกคนจึงตัดสินใจโดยใช้หลักเหตุผลเพียงส่วนหนึ่ง (Boumded Rationality) และใช้ความพึงพอใจ (Sastisfacting) อีกส่วนหนึ่ง  การตัดสินใจจึงไม่ใช่เรื่องของการให้ผลได้มากที่สุด (Maximizing) เรียกว่า “การตัดสินใจ โดยยึดหลักเหตุผลแต่เพียงบางส่วน”

 (Boumded Rationality) อันเป็นแนวความคิดที่อยู่ระหว่างการใช้เหตุผล และ การไม่ใช้เหตุผล โดยนักบริหารจะต้องตัดสินใจเลือกทางเลือกที่เขาพึงพอใจ (Good) หรือดีพอสมควร (Good Enough) เพราะว่าเขาไม่มีความสามารถที่จะเลือกทางเลือกที่ให้เหตุผลมากที่สุด

              จาก The Proverbs of Administration : Herbert Simon  เขียนไว้ว่า หน้าที่ของผู้บริหาร 7 ประการ ที่สำคัญสุดมีเพียงหน้าที่เดียวคือ การตัดสินใจให้ดีและถูกและนำไปสู่การประสานและร่วมมือได้ ทั้งนี้การตัดสินใจจะดีหรือไม่ ถูกต้องหรือไม่ขึ้นอยู่กับการตัดสินใจภายใต้หลักการ อย่าตัดสินใจภายใต้ความรู้สึกของตัวเอง ความเป็นจริง หลีกหนีการตัดสินใจของผู้บริหารภายใต้ค่านิยมไม่ได้ แต่ขอให้มีน้อยที่สุด อย่าให้ครอบงำการตัดสินใจ จนกระทั่งขาดซึ่งการพิจารณาหลักการ

              การตัดสินใจควรยึดหลักเหตุผล ซึ่งเป็นวิธีที่ดีที่สุด โดยให้ความสำคัญของการตัดสินใจว่าเป็น องค์ประกอบสำคัญยิ่งในการศึกษาเกี่ยวกับองค์การจึงเสนอให้ใช้แนวคิดของการใช้เหตุผลที่จำกัด (Limited or bounded rationality)ซึ่งเป็นการตัดสินใจที่ไม่อาจจะให้ผลที่ดีที่สุด แต่ทำให้เกิดความพึงพอใจสูงสุดและมีความเป็นไปได้

12.อธิบายระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการแต่ละชนิด สนับสนุนประเภทการตัดสินใจ และการตัดสินใจของผู้บริหารแต่ละระดับ อย่างไร

ตอบ        ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ MIS : Management Information System (เมเนทเม้นต์ อินฟอเมชัน ซิสเต็มส์)

     ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ระบบที่รวบรวมและจัดเก็บข้อมูลจากแหล่งข้อมูลต่าง ๆ ทั้งภายใน และภายนอกองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลและจัดรูปแบบให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงาน และการตัดสินใจในด้านต่าง ๆ ของผู้บริหาร เพื่อให้การดำเนินงานขององค์การเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ โดย MIS (เอ็มเอสไอ) จะประกอบด้วยหน้าที่หลัก 2 ประการ คือ

     1. สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่าง ๆ ทั้งจากภายใน และภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ

     2. สามารถทำการประมวลผลข้อมูลอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงาน และการบริหารงMIS คือ การเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายใน และภายนอกองค์การมาไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อทำการประมวลผลและจัดรูปแบบข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสม เพื่อให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมสำหรับผู้ใช้ การทำงานต่าง ๆ สามารถแบ่งออกเป็น 4 ระบบย่อย ดังต่อไปนี้

      1. ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ TPS : Transaction Processing System (ทรานเซคชัน โปรเซสชิง ซิสเต็ม)

             TPS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบ และพัฒนาขึ้นเพื่อให้ทำงานเกี่ยวข้องกับการดำเนินงานภายในองค์การ โดยใช้เครื่องมือทางอีเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะ             คอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลักของระบบ โดยที่ TPS จะช่วยสนับสนุนให้การดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การเป็นไปอย่างเรียบร้อยเป็นระบบ

     2. ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ MRS : Management Report System (เมเนทเม้นต์ รีพอร์ต ซิสเต็ม)

             MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบ และพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงาน หรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจที่เกี่ยวข้อง          กับการบริหาร โดยที่ MRS จะจัดทำรายงานหรือเอกสาร และส่งต่อไปยังฝ่ายจัดการตามระยะเวลาที่กำหนด หรือตามความต้องการของผู้บริหาร

     3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ DSS : Decision Supporting System (ดิคิสซัน ซัพพอร์ตติง ซิสเต็ม)

             DSS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่จัดหาหรือจัดเตรียมข้อมูลสำคัญสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น

     4. ระบบสารสนเทศสำนักงาน OIS : Office Information System (ออฟฟิส อินฟอเมชัน ซิสเต็ม)

             OIS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้น เพื่อช่วยให้การทำงานในสำนักงานมีประสิทธิภาพ โดย OIS จะประกอบขึ้นจากเทคโนโลยีสารสนเทศและ          เทคโนโลยีเครื่องใช้สำนักงานที่ถูกออกแบบให้ปฏิบัติงานร่วมกัน เพื่อให้การปฏิบัติงานในสำนักงานเกิดผลสูงสุดานของผู้บริหาร